سامانه مودیان مالیاتی یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت و پرداخت مالیات عادلانه و صورتحساب‌های الکترونیکی است که کسب‌وکارها می‌توانند از طریق آن به‌صورت شفاف و دقیق تعاملات مالی خود را ثبت کنند. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این سامانه، امکان تایید یا رد صورتحساب‌ها در کارپوشه مودیان است. این فرآیند به کاربران اجازه می‌دهد تا صحت اطلاعات صورتحساب‌ها را بررسی نموده و پس از آن، واکنش خود را ثبت نمایند.
نحوه تایید یا رد صورتحساب‌ها در سامانه مودیان
در حال حاضر، فقط می‌توان برای صورتحساب‌های خرید در سامانه مودیان واکنش (تأیید یا رد) ثبت کرد. چون وقتی فروشنده صورتحساب الکترونیکی را در سامانه ثبت می‌کند، یعنی اطلاعات آن را خودش تأیید کرده و نیازی نیست برای صورتحساب‌های فروش واکنشی ثبت شود.
اگر خریدار اطلاعات صورتحساب را درست و مطابق توافق بداند، باید آن را تأیید کند. ولی اگر اطلاعات نادرست باشد یا با توافق‌های انجام‌شده هم‌خوانی نداشته باشد، خریدار باید صورتحساب را رد کند.
خریدار ۳۰ روز فرصت دارد واکنش خود را ثبت کند تا بتواند از اعتبار مالیاتی آن استفاده کند. اگر در این مدت واکنشی ثبت نکند، سامانه به صورت خودکار صورتحساب را تأیید می‌کند و دیگر نمی‌توان واکنشی ثبت کرد.
همچنین فروشنده (یا شرکت معتمد او) باید صورتحساب را تا ۱۵ روز پس از صدور، در سامانه مودیان ارسال کند.
راهنمای تایید یا رد فاکتورها در کارپوشه
1. ورود به سامانه مودیان
برای تایید یا رد صورتحساب‌ها، ابتدا باید وارد درگاه ملی خدمات الکترونیک سامانه مودیان شده و «ورود به کارپوشه» را انتخاب نمایید.
2. مشاهده صورتحساب‌ها
در کارپوشه، تمامی صورتحساب‌های خرید و فروش در بخش «مدیریت صورتحساب» قابل رویت است.
ثبت واکنش تنها برای صورتحساب‌های خرید امکان پذیر بوده پس باید گزینه «صورتحساب خرید» انتخاب شود و براساس فیلترهای موجود صورتحساب موردنظر خود را پیدا کنید و جزئیات آن را مشاهده کنید.
هر صورتحساب شامل اطلاعات زیر است:
- شماره صورتحساب (شماره منحصربفردمالیاتی)
- تاریخ صدورصورتحساب
- مبلغ صورتحساب (شامل تخفیف، مبلغ واحد، مبلغ نهایی، مبلغ مالیات، نرخ مالیات، نوع ارز و تمامی فیلدهای مرتبط با اطلاعات مبلغ است.)
- اطلاعات فروشنده و خریدار (شامل شناسه ملی،کدملی، شماره اقتصادی، شناسه مشارکت مدنی،کدپستی و اطلاعات هویتی مرتبط است.)
3. تایید صورتحساب‌ها
- تایید صورتحساب: در صورتی که اطلاعات درج‌شده در صورتحساب با معامله واقعی شما تطابق دارد، گزینه “تایید” را انتخاب کنید.
4.رد فاکتور در سامانه مودیان
- رد صورتحساب: در صورتی که اطلاعات درج‌شده اشتباه است یا معامله‌ای صورت نگرفته، می‌توانید گزینه “رد” را انتخاب کنید.
با رد صورتحساب، اعتبار مالیاتی به شما تعلق نمی‌گیرد و دلیل رد صورتحساب باید ثبت شود.
5. ارائه توضیحات (در صورت رد صورتحساب)
در زمان رد صورتحساب، باید دلیل رد را به صورت شفاف و مستند وارد کنید. این توضیحات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- اشتباه در مبلغ یا اطلاعات صورتحساب
- عدم انجام معامله
- وجود مغایرت در اطلاعات ثبت‌شده
- نداشتن صحت اطلاعات
نحوه مدیریت صورتحساب‌های تایید نشده
گاهی ممکن است برخی از انواع صورتحساب‌ها به دلایل مختلف تایید نشده باقی بمانند. مدیریت این صورتحساب‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا آثار صورتحساب‌ها به صورت مستقیم در اظهارنامه مالیات‌بر ارزش افزوده و مبلغ پرداختی مالیات آن تاثیر دارد. نکات زیر می‌تواند به شما در مدیریت صورتحساب‌ها یاری رساند.
1. بررسی مجدد صورتحساب‌ها
- صورتحساب‌های تایید نشده را با دقت مرور کنید.
- اطلاعات صورتحساب‌ها را با اسناد مالی خود مطابقت دهید.
- در صورتی که مغایرتی وجود ندارد، صورتحساب‌ها را تایید کنید.
2. ارتباط با صادرکننده صورتحساب
- در صورتی که مغایرتی در اطلاعات صورتحساب مشاهده می‌کنید، با صادرکننده صورتحساب تماس گرفته و درخواست اصلاح کنید.
- درصورت وجود مغایرت، تا قبل از اصلاح صورتحساب، اقدام به تایید صورتحساب نکنید.
3. ثبت اعتراض در سامانه
در صورتی که مغایرت رفع نشود، می‌توانید از طریق سامانه مودیان اعتراض خود را ثبت کنید. این اعتراض‌ها توسط سازمان امور مالیاتی بررسی خواهند شد.
صورتحساب با وضعیت «تایید سیستمی»
صورتحساب‌هایی که در سامانه مودیان با وضعیت «تایید سیستمی» نمایش داده می‌شوند، به این معنا هستند که تأیید آن‌ها به‌صورت خودکار توسط سامانه و بدون اقدام مستقیم خریدار انجام شده است.
این وضعیت معمولاً در دو حالت رخ می‌دهد:
-
عدم اقدام خریدار در مهلت مقرر
در صورتی که خریدار تا پایان ماه بعد از صدور صورتحساب، اقدام به تأیید یا رد آن نکند، سامانه به‌طور خودکار وضعیت صورتحساب را «تایید شده» ثبت می‌نماید. -
نقص در اطلاعات هویتی خریدار
چنانچه شناسه ملی یا اطلاعات هویتی خریدار در صورتحساب درج نشده باشد، سامانه به‌صورت سیستمی اقدام به تأیید آن صورتحساب خواهد کرد.
نکته قابل توجه:
صورتحساب‌هایی که به‌صورت سیستمی تایید می‌شوند، از نظر سازمان امور مالیاتی دارای اعتبار بوده و مشمول اعتبار مالیاتی برای خریدار خواهند بود؛ مگر آنکه در ادامه توسط خریدار به‌طور رسمی و از طریق سامانه رد شوند.
در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، تیم پشتیبانی شرکت کیسان آماده راهنمایی شماست.
نکات مهم در تایید و رد صورتحساب‌ها
-
دقت در بررسی اطلاعات: پیش از تایید یا رد هر صورتحساب، اطلاعات آن را با دقت بررسی کنید.
-
رعایت زمان‌بندی: تایید یا رد صورتحساب‌ها باید در بازه زمانی مشخص‌شده یعنی 30 روز انجام شود.
-
ثبت مستندات: تمامی اسناد مربوط به صورتحساب‌های تایید یا رد شده را برای مراجعات آینده ذخیره کنید.
- استفاده از ابزارهای دیجیتال: برای مدیریت بهتر صورتحساب‌ها، می‌توانید از نرم‌افزارهای حسابداری و یکپارچه‌سازی آن‌ها با سامانه مودیان استفاده کنید.
-
توجه به قوانین جدید: قوانین و دستورالعمل‌های مرتبط با تایید یا رد صورتحساب‌ها ممکن است به‌روز شوند. همواره از آخرین تغییرات مطلع باشید.
تایید یا رد صورتحساب در کارپوشه یکی از وظایف مهم مودیان است که نیازمند دقت و آگاهی کامل است. این فرآیند به شفافیت معاملات مالی و جلوگیری از مشکلات مالیاتی کمک می‌کند. با استفاده از سامانه مودیان و رعایت نکات ذکرشده، می‌توانید این وظیفه را به‌درستی انجام داده و از پیامدهای قانونی و مالی احتمالی جلوگیری کنید.
یکی از سوالات رایجی که برای مودیان مطرح می‌شود، امکان ارسال ثبت فاکتور بدون نرم‌افزار است. برخلاف آنچه که بسیاری فکر می‌کنند، همیشه نیازی به استفاده از نرم‌افزارهای پیچیده نیست و شما می‌توانید با استفاده از راهکارهای ساده‌تر و جدیدتر، به راحتی فرآیندهای مالیاتی خود را انجام دهید. برای راحتی بیشتر، اپلیکیشن کیسان پیشنهاد مناسبی است که تمامی امور مالیاتی شما را بدون پیچیدگی انجام می‌دهد.
سوالات متداول
1. تایید یا رد صورتحساب در کارپوشه به چه معناست؟
تایید یا رد صورتحساب به معنای بررسی اطلاعات مالیاتی ثبت‌شده در سامانه مودیان و اعلام موافقت یا عدم موافقت با آن است.
2. اگر صورتحسابی را به اشتباه رد کنیم، چه باید کرد؟
در صورت رد اشتباه صورتحساب، می‌توانید از طریق سامانه مودیان با ارائه توضیحات و مستندات لازم، درخواست بازبینی دهید.
3. چه مدت زمان برای تایید یا رد صورتحساب‌ها وجود دارد؟
مودیان معمولاً باید صورتحساب‌ها را در بازه زمانی تعیین‌شده توسط سازمان امور مالیاتی تایید یا رد کنند. این بازه ممکن است در قوانین به‌روز شده تغییر کند.
4. آیا می‌توانیم صورتحساب‌های تایید نشده را بعداً تایید کنیم؟
بله، تا زمانی که بازه زمانی تعیین‌شده به پایان نرسیده باشد، می‌توانید صورتحساب‌های تایید نشده را مجدداً بررسی و تایید کنید.
5. دلیل رد صورتحساب‌ها باید به چه شکلی ارائه شود؟
دلایل رد باید به صورت شفاف، مستند و مرتبط با مغایرت‌های موجود در صورتحساب ارائه شوند و هنگام رد صورتحساب در کارپوشه سامانه مودیان ثبت شود.
