ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان، برخلاف تصور برخی مؤدیان، بهصورت ثبت دستی فاکتور در سامانه انجام نمیشود. برای ارسال صورتحساب، مؤدی باید از یک زیرساخت نرمافزاری یا سرویس متصل به سامانه مؤدیان استفاده کند. به همین دلیل، استفاده از نرمافزارهای حسابداری، نرمافزارهای واسط یا خدمات شرکتهای معتمد مالیاتی، از روشهای رایج ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان است.
در این میان، شرکتهای معتمد مالیاتی با فراهمکردن زیرساخت ارسال و پیگیری صورتحسابها، میتوانند فرایند ارسال را برای مؤدیان سادهتر کنند. در ادامه، روشهای ارسال صورتحساب الکترونیکی و تفاوتهای هر یک را بررسی میکنیم.
روشهای ثبت فاکتور در سامانه مودیان بدون نرم افزار
ارسال اطلاعات فروش به صورت الکترونیکی به صورت مستقیم توسط مودی:
این روش، ویژه مودیانی است که ارسال اطلاعات فروش به صورت الکترونیکی به سامانه مودیان به صورت مستقیم و توسط مودی صورت میپذیرد. در این روش مسئولیت ارسال با شخص مودی است.
روش ارسال با استفاده از نرم افزار های واسط/حسابداری:
نرمافزارهای واسط ارتباط مستقیم بین فروشندگان و سامانه مودیان سازمان امور مالیاتی را برقرار میکنند. این نرمافزارها بهطور خودکار فرآیند ارسال صورتحسابهای الکترونیکی را تسهیل میکنند و به کسبوکارها این امکان را میدهند تا بدون نیاز به ورود دستی دادهها، صورت حسابهای خود را بهراحتی و با دقت بالا ثبت کنند.
مسیرهای قانونی ارسال صورتحساب
بر اساس آییننامههای سازمان امور مالیاتی، تنها سه روش رسمی برای ارسال صورتحساب وجود دارد:
- شرکتهای معتمد مالیاتی
- نرمافزارهای واسط
- نرمافزارهای حسابداری
هیچ روش دیگری معتبر نیست و هرگونه تلاش برای ارسال خارج از این سه مسیر، منجر به خطا یا عدم پذیرش صورتحساب خواهد شد.
ارسال صورتحساب از طریق شرکت معتمد
در این روش، شرکت معتمد مالیاتی بهعنوان واسطه رسمی بین مؤدی و سازمان عمل میکند. ارسال میتواند با کلید مؤدی یا کلید شرکت معتمد انجام شود:
- کلید مؤدی: صورتحساب توسط مؤدی امضا و شرکت معتمد فقط آن را ارسال میکند. مسئولیت صدور با مؤدی است.
- کلید شرکت معتمد: شرکت معتمد با زیرساخت و کلید اختصاصی خود صورتحساب را صادر و ارسال میکند. مسئولیت کامل صدور و ارسال بر عهده شرکت معتمد خواهد بود.
مزیت اصلی شرکتهای معتمد: برخلاف نرمافزارهای واسط یا حسابداری، شرکتهای معتمد پس از ارسال نیز مسئولیت صحت و پیگیری صورتحسابها را بر عهده دارند. این مسئولیتپذیری باعث میشود مؤدیان دغدغهای بابت خطاهای احتمالی یا مشکلات قانونی نداشته باشند.
چرا انتخاب شرکت معتمد بهترین راهکار است؟
- مهلت قانونی بیشتر: شرکتهای معتمد ۱۵ روز برای ارسال صورتحساب فرصت دارند، در حالی که نرمافزارهای حسابداری فقط ۱۲ روز مهلت دارند.
- پشتیبانی و آموزش: شرکتهای معتمد موظفاند آموزش و مشاوره لازم را به مؤدیان ارائه دهند.
- مسئولیتپذیری: تنها روشی که پس از ارسال نیز پیگیری و مسئولیت قانونی دارد
آیا واقعاً میتوان بدون نرمافزار صورتحساب به سامانه مؤدیان ارسال کرد؟
بسیاری از مؤدیان تصور میکنند میتوانند بهصورت دستی یا مستقیم صورتحسابها را در سامانه ثبت کنند. اما واقعیت این است که سازمان امور مالیاتی هیچ مسیر مستقیمی برای ارسال صورتحساب بدون نرمافزار در نظر نگرفته است. این موضوع یکی از دغدغههای اصلی حسابداران و مدیران مالی است، زیرا انتخاب روش درست میتواند از جرایم مالیاتی جلوگیری کند.
مقایسه شرکت معتمد مالیاتی، نرمافزارهای واسط و نرمافزارهای حسابداری
در حال حاضر، کسبوکارها میتوانند از ابزارها و خدمات مختلفی برای ارسال صورتحسابهای الکترونیکی و مدیریت مالیاتهای خود استفاده کنند. در اینجا، تفاوتهای اصلی بین شرکتهای معتمد مالیاتی، نرمافزارهای واسط و نرمافزارهای حسابداری آورده شده است تا به شما کمک کند بهترین انتخاب را داشته باشید.
| ویژگی | شرکت معتمد مالیاتی | نرمافزار واسط | نرمافزار حسابداری |
|---|---|---|---|
| تعریف | شرکتی که خدمات مالیاتی را بر اساس استانداردهای قانونی ارائه میدهد. | نرمافزاری که فرآیند ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را تسهیل میکند. | نرمافزاری که تمام امور مالیاتی و حسابداری کسبوکار را مدیریت میکند. |
| هدف اصلی | مشاوره و راهنمایی در زمینه قوانین مالیاتی و تسهیل فرایندهای مالیاتی. | تسهیل ارسال صورتحسابهای الکترونیکی به سامانه مودیان. | مدیریت حسابها، مستندات مالی، گزارشگیری و تسویه حسابها. |
| نحوه استفاده | استفاده از خدمات مشاورهای برای تسهیل امور مالیاتی بدون نیاز به دانش عمیق مالی. | استفاده از نرمافزار برای ارسال صورتحسابها بدون نیاز به دانش مالیاتی. | استفاده برای ثبت کلیه عملیات مالی روزمره و تنظیم گزارشات مالی. |
| نیاز به تخصص | نیازی به تخصص مالیاتی ندارد. کارشناسان معتمد همه امور را پیگیری میکنند. | نیاز به حداقل دانش فنی برای نصب و استفاده از نرمافزار. | نیاز به آشنایی با اصول حسابداری و عملیات مالی. |
| میزان انعطافپذیری | بسیار انعطافپذیر و شخصیسازی شده به نیازهای هر کسبوکار. | محدود به ارسال صورتحسابها و پیگیری فرایندهای سامانه مودیان. | انعطافپذیر در زمینههای مختلف حسابداری، مانند گزارشدهی مالی، موجودیها و غیره. |
| هزینه | هزینههای بسیار مناسب و بدون نیاز به پرداخت هزینههای اضافی برای پشتیبانی. | هزینههای ماهیانه یا سالانه برای نرمافزار و خدمات ارائهشده. | هزینههای خرید نرمافزار و خدمات پشتیبانی ممکن است بالا باشد. |
| مزایا | تسهیل فرآیند مالیاتی بدون نیاز به دغدغههای اضافی، پشتیبانی کامل از طریق شرکتهای معتمد. | تسهیل فرآیند ارسال صورتحسابها، کاهش اشتباهات انسانی، سرعت بالاتر. | مدیریت کامل امور مالی، گزارشدهی دقیق، امکان پیگیری وضعیت مالی کسبوکار. |
| معایب | وابستگی به نرمافزار واسط برای ارسال صورتحسابها، محدودیت در ویژگیهای دیگر. | نیاز به تخصص در حسابداری، هزینههای بالا در برخی نرمافزارها. |
چرا شرکتهای معتمد گزینه مناسب تری هستند؟
با توجه به مزایای ذکر شده، استفاده از شرکتهای معتمد مالیاتی بهعنوان بهترین گزینه برای ارسال صورتحسابها و پیگیری امور مالیاتی بهنظر میرسد. این شرکتها تمام فرایندها را بهطور کامل مدیریت میکنند، به شما در کاهش دغدغههای مالیاتی کمک میکنند و نیاز به هزینههای اضافی برای پشتیبانی هم نخواهید داشت. در نتیجه، استفاده از خدمات این شرکتها میتواند باعث صرفهجویی در زمان و هزینه و اطمینان از رعایت قوانین مالیاتی شود.
محدودیتهای ثبت فاکتور در سامانه مودیان بدون نرم افزار
از بین روشهای گفته شده، روش ارسال به صورت مستقیم توسط مودی غیر فعال است و باید از یک واسط جهت ارسال صورتحساب به سامانه مودیان استفاده شود. این واسط میتواند نرمافزار حسابداری یا شرکت معتمد مالیاتی باشد. استفاده از خدمات هریک مشمول مزایا و معایبی بوده و در انتها انتخاب توسط شما انجام میشود.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری:
- مدیریت نقدینگی
- کاهش خطا
- سازماندهی اطلاعات و دیتاهای مرتبط با سازمان شما
- دریافت گزارش با جزئیات کامل از اطلاعات وارد شده و موجودی انبار.
محدودیت های نرم افزار حسابداری به شرح زیر است:
- هزینهی خرید ماژول نرمافزار
- هزینهی دریافت خدمات پشتیبانی
- وابستگی به اینترنت
- نیاز به داشتن دانش کافی در زمینه حسابداری
سازمان امور مالیاتی کشور برای شرکتهای معتمد مالیاتی استانداردهایی را درنظر گرفته و درصورتی که تمامی این استانداردها رعایت شود امکان فعالیت وجود دارد. از جمله تفاوت های شرکت معتمد و نرم افزار های حسابداری مهلت ارسال فاکتور فروش در سامانه مودیان است برای شرکت های معتمد این فرصت 15 روز است ولی برای شرکت های حسابداری و غیر معتمد 12 روز است.
وظایف شرکتهای معتمد مالیاتی
وظایف شرکتهای معتمد سامانه مودیان در آییننامه اجرایی ماده ۲۶ قانون پایانههای فروشگاهی و سامانه مودیان مورد بررسی قرار گرفته است. بر اساس این ماده،سازمان امور مالیاتی میتواند برای موارد زیر، از خدمات شرکتهای ایرانی معتمد ارائهکننده خدمات مالیاتی استفاده کند:
- حصول اطمینان از عملکرد صحیح مودیان در خصوص صدور صورت حساب الکترونیکی
- ثبت دقیق معاملات در سامانه مودیان
- اطمینان از انجام تکالیف قانونی توسط مودیان
- ارائه آموزش و مشاورههای فنی و غیر مالیاتی به مودیان از جمله: گزارشهای الکترونیکی پرداخت، پشتیبانی و استانداردسازی تجهیزات مورد استفاده و دریافت استعلامهای مورد نیاز.
شرایط شرکت های معتمد ارائه دهنده خدمات مالیاتی، نحوه انتخاب، چگونگی ارتباط با سازمان و مودیان، تعیین تعرفه شرکت های معتمد مالیاتی و سایر مقررات مربوط به این شرکتها، ظرف مدت شش ماه از لازمالاجرا شدن این قانون توسط کارگروه راهبری سامانه مودیان تهیه شده و به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی خواهد رسید. علاوهبر این، این شرکتها برای نصب و راهاندازی پایانههای فروشگاهی نیز باید به مودیان مالیاتی کمک کنند. اگر افرادی که مشمول پرداخت مالیات هستند، به آموزش سامانه مودیان نیاز دارند، شرکتهای معتمد سامانه مودیان باید در ارائه آموزشهای لازم به آنها کمک کنند. در ادامه انواع شرکت های معتمد ارائه دهنده خدمات مالیاتی را به شما معرفی خواهیم کرد.
ارسال فاکتور از طریق وب سایت سامانه مودیان
درحال حاضر زیرساخت ارسال صورتحساب از طریق وب سایت سامانه مودیان وجود ندارد و میتوانید یکی از روشهای استفاده از نرم افزار حسابداری یا سرکت معتمد مالیاتی را براساس مزایا و معایب انتخاب نمایید. همچنین میتوانید میزان رضایت صنف مشابه خود را در استفاده از خدمات نرمافزارهای حسابداری یا شرکت معتمد مالیاتی بررسی نموده و بصرفه ترین راه در عین حال بهترین روش ارسال را انتخاب نمایید تا دچار مشکل جهت پرداخت مبلغ مالیات نشوید.
سوالات متداول
آیا میتوان بدون نرمافزار فاکتور فروش ارسال کرد؟
خیر. ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان نیازمند استفاده از یک زیرساخت نرمافزاری یا سرویس متصل به سامانه است و امکان ثبت و ارسال دستی فاکتور از طریق وبسایت سامانه وجود ندارد.
آیا ثبت فاکتور در سامانه مؤدیان به صورت دستی امکانپذیر است؟
خیر. صورتحسابهای الکترونیکی باید از طریق روشها و زیرساختهای پیشبینیشده برای اتصال به سامانه مؤدیان ارسال شوند و امکان ثبت دستی اطلاعات صورتحساب در کارپوشه وجود ندارد.
آیا ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان بدون نرمافزار امکانپذیر است؟
خیر. برای ارسال صورتحساب باید از یک ابزار یا زیرساخت نرمافزاری متصل به سامانه مؤدیان، مانند نرمافزار حسابداری، نرمافزار واسط یا خدمات شرکتهای معتمد استفاده شود.
روشهای ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان چیست؟
مؤدیان میتوانند از روشهای مختلفی برای ارسال صورتحساب استفاده کنند که از جمله آنها میتوان به ارسال از طریق نرمافزارهای حسابداری، نرمافزارهای واسط و شرکتهای معتمد ارائهدهنده خدمات مالیاتی اشاره کرد.
آیا ارسال صورتحساب از طریق سایت سامانه مؤدیان امکانپذیر است؟
در حال حاضر، ثبت و ارسال دستی صورتحساب از طریق وبسایت سامانه مؤدیان امکانپذیر نیست و مؤدی باید از یک روش یا زیرساخت نرمافزاری برای ارسال صورتحساب استفاده کند.
تفاوت نرمافزار واسط و شرکت معتمد مالیاتی چیست؟
نرمافزار واسط ابزار فنی لازم برای ارسال صورتحساب را در اختیار مؤدی قرار میدهد و مسئولیت ارسال و پیگیری اطلاعات بر عهده مؤدی باقی میماند. در مقابل، شرکت معتمد مالیاتی میتواند طبق نوع خدمت و روش انتخابشده، در ارسال و پیگیری صورتحسابها نیز نقش داشته باشد.
آیا با استفاده از نرمافزار حسابداری میتوان صورتحساب به سامانه مؤدیان ارسال کرد؟
بله، در صورتی که نرمافزار حسابداری مورد استفاده قابلیت اتصال و ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان را داشته باشد، میتوان از آن برای ارسال صورتحسابهای الکترونیکی استفاده کرد.
آیا شرکت معتمد مالیاتی مسئول ارسال صورتحساب است؟
بسته به روش انتخابشده، شرکت معتمد میتواند مسئولیت ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان را بر عهده داشته باشد. همچنین در برخی روشها، صدور و امضای صورتحساب توسط مؤدی انجام میشود و شرکت معتمد وظیفه ارسال آن را بر عهده دارد.
برای ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان، شرکت معتمد بهتر است یا نرمافزار حسابداری؟
انتخاب روش مناسب به نیازهای کسبوکار بستگی دارد. اگر کسبوکار علاوه بر ارسال صورتحساب به مدیریت عملیات مالی و حسابداری نیاز دارد، نرمافزار حسابداری میتواند گزینه مناسبی باشد. در صورتی که مؤدی بخواهد فرایند ارسال و پیگیری صورتحسابها را به یک ارائهدهنده خدمات مالیاتی بسپارد، استفاده از خدمات شرکت معتمد میتواند گزینه مناسبتری باشد.
مهلت ارسال صورتحساب توسط شرکت معتمد و نرمافزار چقدر است؟
مهلت و شرایط ارسال صورتحساب به نوع روش و مقررات جاری بستگی دارد. بنابراین بهتر است پیش از درج عدد ثابت در مقاله، آخرین مقررات و دستورالعملهای سازمان امور مالیاتی بررسی شود.
