تشکیل پرونده مالیاتی یکی از نخستین و مهم‌ترین اقداماتی است که اشخاص حقیقی و حقوقی پس از آغاز فعالیت اقتصادی خود باید انجام دهند. این فرآیند با هدف ثبت اطلاعات مودی در سازمان امور مالیاتی کشور و سامان‌دهی وضعیت مالیاتی او انجام می‌شود. عدم تشکیل پرونده یا تأخیر در آن می‌تواند موجب اعمال جرایم مالیاتی و بروز مشکلات قانونی برای کسب‌وکار شود. بنابراین، آشنایی با مراحل تشکیل پرونده مالیاتی و مدارک لازم برای آن، به مودیان کمک می‌کند تا این مسیر را سریع‌تر و دقیق‌تر طی کنند.
در این مطلب، به بررسی مراحل و نکات کلیدی در تشکیل پرونده مالیاتی خواهیم پرداخت. با دریافت اطلاعات صحیح و جامع، می‌توانید از مشکلات حقوقی و مالی آینده جلوگیری کرده و در راستای رشد و پیشرفت مالی خود گام بردارید. ما شما را در این سفر راهنما خواهیم بود تا با فرآیند تشکیل پرونده مالیاتی به‌طور کامل آشنا شوید.
مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی
برای تکمیل پرونده مالیاتی، افراد حقیقی باید مدارک هویتی و مدارک مربوط به محل و نوع فعالیت خود را ارائه دهند. این مدارک شامل:
- شناسنامه و کارت ملی
- سه قطعه عکس ۴×۳
- جواز کسب یا پروانه فعالیت معتبر
- سند مالکیت یا اجاره‌نامه محل فعالیت
- قبض تلفن یا قبوض خدماتی محل فعالیت
- کارت بازرگانی در صورت فعالیت تجاری
- وکالت‌نامه در صورت نمایندگی
- فیش بانکی مربوط به عوارض محلی
این مدارک به منظور پیش‌ثبت‌نام و تکمیل پرونده در سامانه سازمان امور مالیاتی کشور مورد نیاز هستند.
مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی
برای شرکت‌ها و مؤسسات، مدارک زیر ضروری است:
- اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت
- اظهارنامه ثبت شرکت‌ها و شرکت‌نامه
- مدارک مربوط به تغییرات آگهی شرکت (در صورت وجود)
- شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت مدیره
- سند مالکیت یا اجاره‌نامه محل فعالیت
- فیش تلفن محل شرکت
- گواهی امضای صاحبان امضا در دفترخانه اسناد رسمی
- تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت
این مدارک برای ثبت‌نام و تشکیل پرونده مالیاتی در سامانه سازمان امور مالیاتی کشور الزامی است.
مهلت زمان تشکیل پرونده مالیاتی
- اشخاص حقیقی: افرادی که فعالیت اقتصادی آغاز می‌کنند موظف‌اند ظرف چهار ماه از شروع فعالیت، تشکیل پرونده مالیاتی خود را به اداره امور مالیاتی اعلام کنند.
- اشخاص حقوقی: شرکت‌ها و مؤسسات موظف‌اند حداکثر تا دو ماه پس از ثبت رسمی، پرونده مالیاتی خود را تشکیل دهند.
مشکلات و عواقب عدم تشکیل پرونده مالیاتی
عدم تشکیل پرونده مالیاتی می‌تواند پیامدهای زیر را به دنبال داشته باشد:
- جریمه نقدی در صورت عدم ثبت‌نام
- محرومیت از معافیت‌ها و تسهیلات مالیاتی تا زمان شناسایی توسط اداره امور مالیاتی
- پیگرد قانونی و جریمه یا حبس در صورت عدم پرداخت مالیات
نحوه تشکیل پرونده مالیاتی
«کاربرانی که در سازمان امور مالیاتی کشور دارای پرونده بوده و به عنوان مؤدی مالیاتی شناخته می‌شوند، برای بهره‌مندی از تمامی خدمات الکترونیکی لازم است انجام مراحل زیر را از گام دوم و مطابق راهنمای تصویری دنبال کنند.
به بیانی دیگر، درصورتی که ثبت‌نام انجام نداده‌اید، نیاز به پیش ثبت‌نام برای تشکیل پرونده مالیاتی دارید.
در ادامه مراحل قابل مشاهده است:
راهنمای تشکیل پرونده مالیاتی و ثبت نام اشخاص حقیقی در درگاه ملی خدمات الکترونیک
برای تشکیل پرونده مالیاتی، ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی به نشانی my.tax.gov.ir مراجعه کنید. اگر قبلاً اطلاعات ورود خود را ثبت کرده‌اید، کافی است آن‌ها را وارد کرده و وارد سامانه شوید.
اگر هنوز اطلاعات ورود در اختیار ندارید، وارد بخش «دریافت اطلاعات کاربری» شوید، فرم مربوطه را تکمیل کنید و در پایان روی دکمه «دریافت اطلاعات کاربری» کلیک کنید.
پس از دریافت اطلاعات کاربری و ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی، از منوی سمت راست گزینه «فهرست پرونده‌های مالیاتی» را انتخاب کنید.
از منوی بازشده، گزینه «پرونده‌های عملکرد و ارزش افزوده» را انتخاب کنید.
در نهایت، در صفحه بازشده روی دکمه «ایجاد پرونده مالیات بر درآمد جدید» کلیک کنید تا وارد سامانه پیش‌ثبت‌نام شوید.
۱- پیش ثبت نام الکترونیکی
مرحله اول
ابتدا باید وارد سایت سازمان امور مالیاتی کشور شده و از بخش «ثبت نام الکترونیک (با داشتن اطلاعات کاربری)» مطابق راهنمای تصویری، گزینه مربوطه را انتخاب کنید.
مرحله دوم
پس از انتخاب گزینه مذکور، وارد صفحه زیر می‌شوید و مطابق راهنمای تصویری، گزینه «ورود به پیش‌ثبت‌نام الکترونیک» را انتخاب کنید.
مرحله سوم
پس از ورود به سامانه پیش‌ثبت‌نام و ثبت اطلاعات، لازم است کد امنیتی، نوع مؤدی (حقیقی، حقوقی، تبعه خارجی یا تشکل قانونی) و شماره/شناسه ملی یا فراگیر خود را تکمیل کرده و روی گزینه «ورود به ثبت‌نام» کلیک کنید.
در این مرحله، اطلاعات پایه‌ای شما دریافت می‌شود. پس از تکمیل فرم‌های درخواستی و فشردن کلید «تأیید نهایی»، وارد مراحل بعدی خواهید شد. دقت داشته باشید که اگر اطلاعات خود را ظرف مدت هفت روز تأیید نکنید، پرونده ایجاد شده به‌صورت خودکار حذف خواهد شد.
در ادامه، بخشی از اطلاعات ثبت شده شما از منابع مختلف سازمانی استعلام و بررسی می‌شود تا صحت آن تأیید شود. در صورت وجود هرگونه مغایرت، موضوع از طریق پیامک اطلاع‌رسانی خواهد شد و لازم است دوباره وارد سامانه «پیش‌ثبت‌نام» شده و مراحل مربوطه را تکرار کنید.
پس از صحت‌سنجی اطلاعات، معمولاً در کمتر از ۳۰ دقیقه و در صورت تأیید اطلاعات اولیه، یک نام کاربری و کلمه عبور برای شما ایجاد می‌شود. این اطلاعات به شماره تلفن همراه ثبت شده ارسال خواهد شد. توجه داشته باشید که اطلاعات کاربری محرمانه بوده و مسئولیت سوءاستفاده از آن بر عهده خود شما خواهد بود.
۲- ثبت نام الکترونیکی
در این مرحله، دوباره وارد پرتال ثبت‌نام می‌شوید و با استفاده از نام کاربری و رمز عبور ارسال شده، وارد پرتال سازمانی شده و اطلاعات درخواستی را تکمیل کنید.
۳- راستی آزمایی اطلاعات
در این مرحله، اطلاعات ثبت شده بررسی می‌شوند و در صورت درست بودن، وارد مرحله نهایی خواهید شد.
راهنمای ورود درگاه ملی خدمات الکترونیک
برای ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیک، چه به عنوان شخص حقیقی و چه حقوقی، پس از ورود به صفحه درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی، مطمئن شوید که زبانه «ورود» انتخاب شده باشد.
سپس اطلاعات خواسته شده شامل «کد ملی/شناسه ملی» و «کلمه عبور» را در قسمت مربوطه وارد کنید. عبارت نمایش داده شده در تصویر امنیتی را در کادر «ورود تصویر امنیتی» تایپ کرده و در نهایت روی کلید «ورود به پنل کاربری» کلیک کنید.
در صفحه بعد، در کادر «کد پیامک شده»، رمز یک‌بار مصرف ۶ رقمی که به شماره همراه شما (ثبت شده در مراحل قبل) ارسال شده است را وارد کنید. پس از وارد کردن رمز و کلیک روی دکمه «ورود به سامانه»، وارد سامانه خواهید شد.
صفحه‌ای که مشاهده می‌شود، «داشبورد مالیاتی» نام دارد و خلاصه‌ای از کلیه اطلاعات مالیاتی موجود نمایش داده می‌شود. برای دسترسی به اطلاعات جزئی‌تر، منوهای سمت راست صفحه قابل استفاده هستند.
«در ابتدای صفحه، اطلاعیه‌هایی در قالب کادرهای رنگی قابل مشاهده بوده و معمولاً شامل اخبار مهم هستند. به‌ویژه در زمان‌های تعیین شده برای تکالیف مالیاتی، توجه ویژه به این اطلاعیه‌ها ضرورت دارد.
در بخش زیرین کادرهای رنگی، لیستی از پرونده‌ها به‌صورت خلاصه برای دسترسی سریع نمایش داده می‌شود. برای مشاهده جزئیات هر پرونده، کافی است روی شماره رهگیری مرتبط کلیک شود.
برای دسترسی به صفحات دیگر و استفاده از سایر خدمات و گزارش‌ها در درگاه ملی خدمات الکترونیک، منوی سمت راست قابل استفاده می‌باشد. در صورتی که در بخش‌های دیگر درگاه حضور داشتید و تمایل به بازگشت به صفحه اصلی وجود داشت، کافی است روی گزینه «صفحه نخست» یا علامت خانه کلیک شود.
سوالات متداول
۱. تشکیل پرونده مالیاتی چیست و چرا اهمیت دارد؟
تشکیل پرونده مالیاتی به ثبت اطلاعات مودی در سازمان امور مالیاتی گفته می‌شود و هدف آن سامان‌دهی وضعیت مالیاتی و ارائه خدمات الکترونیک به مودی است. عدم تشکیل پرونده یا تأخیر در آن می‌تواند منجر به جرایم مالیاتی و مشکلات قانونی شود.
۲. مدارک لازم برای تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقیقی چیست؟
- شناسنامه و کارت ملی
- سه قطعه عکس ۴×۳
- جواز کسب یا پروانه فعالیت معتبر
- سند مالکیت یا اجاره‌نامه محل فعالیت
- قبض تلفن یا قبوض خدماتی
- کارت بازرگانی در صورت فعالیت تجاری
- وکالت‌نامه در صورت نمایندگی
- فیش بانکی مربوط به عوارض محلی
۳. مدارک لازم برای تشکیل پرونده مالیاتی اشخاص حقوقی چیست؟
- اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت
- اظهارنامه ثبت شرکت‌ها و شرکت‌نامه
- مدارک تغییرات آگهی شرکت (در صورت وجود)
- شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت مدیره
- سند مالکیت یا اجاره‌نامه محل فعالیت
- فیش تلفن محل شرکت
- گواهی امضای صاحبان امضا در دفترخانه اسناد رسمی
- دفترچه مشخصات شناسایی شرکت
۴. مهلت زمان تشکیل پرونده مالیاتی چه مدت است؟
- اشخاص حقیقی: ظرف چهار ماه از شروع فعالیت
- اشخاص حقوقی: حداکثر دو ماه پس از ثبت رسمی شرکت
۵. چه عواقبی در صورت عدم تشکیل پرونده مالیاتی وجود دارد؟
- جریمه نقدی
- محرومیت از معافیت‌ها و تسهیلات مالیاتی
- پیگرد قانونی و جریمه یا حبس در صورت عدم پرداخت مالیات
۶. چگونه می‌توان پرونده مالیاتی جدید ثبت کرد؟
ثبت پرونده با مراجعه به سامانه my.tax.gov.ir و تکمیل مراحل پیش ثبت‌نام، ثبت‌نام الکترونیکی و راستی‌آزمایی اطلاعات امکان‌پذیر است.
۷. پیش ثبت‌نام الکترونیکی چگونه انجام می‌شود؟
ورود به سامانه، تکمیل اطلاعات هویتی، انتخاب نوع مؤدی و شماره ملی، دریافت کد امنیتی، تأیید نهایی اطلاعات و دریافت نام کاربری و رمز عبور از مراحل اصلی پیش ثبت‌نام است.
۸. ثبت نام الکترونیکی بعد از پیش ثبت‌نام چگونه است؟
با نام کاربری و رمز عبور دریافت شده، وارد پرتال ثبت‌نام شده و اطلاعات تکمیلی را وارد کنید تا پرونده تکمیل شود.
۹. چگونه می‌توان از صحت اطلاعات ثبت‌شده اطمینان حاصل کرد؟
اطلاعات وارد شده توسط سازمان بررسی و اعتبارسنجی می‌شود. در صورت مغایرت، پیامک اطلاع‌رسانی ارسال و نیاز به اصلاح اطلاعات خواهد بود.
۱۰. داشبورد مالیاتی چه اطلاعاتی را نمایش می‌دهد؟
داشبورد خلاصه‌ای از پرونده‌ها و اطلاعات مالیاتی شما ارائه می‌کند. اطلاعیه‌ها، لیست پرونده‌ها و دسترسی به سایر خدمات از طریق منوی سمت راست قابل استفاده است.
