در فرایند فروش، ثبت صحیح و دقیق صورتحسابها از اهمیت بالایی برخوردار است. صورتحساب تکی نوع اول بهعنوان یک ابزار قانونی و مالی، باید شامل تمامی جزئیات مربوط به کالا یا خدمات ارائهشده و اطلاعات خریدار باشد. این ثبت نه تنها به ایجاد شفافیت در معاملات کمک میکند، بلکه در مدیریت مالی و حسابرسی نیز نقش کلیدی ایفا میکند.
در این مطلب، به بررسی نحوه ثبت صورتحساب تکی نوع اول با تمرکز بر الزامات اطلاعاتی مرتبط با خریدار خواهیم پرداخت. با آشنایی با این الگو، میتوانید اطمینان حاصل کنید که تمامی اطلاعات ضروری بهدرستی درج شده و فرآیند فروش شما با دقت و اعتبار بیشتری انجام میشود. ما شما را در این مسیر همراهی خواهیم کرد تا با تکنیکها و شیوههای مؤثر در ثبت و مدیریت صورتحسابها آشنا شوید.
برای ورود به حساب کاربری خود در «پایانه فروشگاهی کیسان»، ابتدا وارد آدرس keysuntsp.com شده و گزینه «ورود به سامانه» را مطابق تصویر انتخاب کنید.
پس از مشاهده صفحه ورود، مطابق تصویر میتوانید با وارد کردن نام کاربری و رمزعبور خود وارد پایانه فروشگاهی داده پردازی کیسان شوید. همچنین میتوانید از طریق گزینه «ورود از طریق سازمان امور مالیاتی» نیز اقدام کنید.
بررسی کالا/خدمت و خریداران
ثبت صورتحساب الکترونیک در پایانه فروشگاهی کیسان، 2 پیش نیاز اساسی دارد:
- ثبت و تعریف شناسههای کالا/خدمت
- ثبت و تعریف خریداران
جهت بررسی شناسه کالا/خدمت موجود در لیست، پس از ورود به «پایانه فروشگاهی کیسان»، از بخش «اطلاعات پایه»، گزینه «کالا/خدمت» را انتخاب کنید.در این قسمت میتوانید لیست تمامی کالا/خدمتهای ثبت شده خود را مشاهده کنید.
نکته! تمامی کالا/خدمت هایی که قرار است در صدور صورتحساب مورد استفاده قرار بگیرند، باید ثبت شده باشند.
جهت بررسی خریداران موجود در لیست، پس از ورود به «پایانه فروشگاهی کیسان»، از بخش «اطلاعات پایه»، گزینه «خریداران» را انتخاب کنید.در این قسمت میتوانیدلیست تمامیخریداران ثبت شده خود را مشاهده کنید.
نکته! تمامی خریدارانی که قرار است در صدور صورتحساب مورد استفاده قرار بگیرند، باید ثبت شده باشند.
انواع صورتحساب الکترونیک
برای ثبت صورتحساب الکترونیک، پس از بررسی کالا/خدمت و خریداران خود، وارد بخش «مدیریت صورتحساب» و «صورتحساب» شوید.
برای ثبت صورتحساب الکترونیک به صورت تکی، گزینه «ثبت صورتحساب» را انتخاب کنید.
دو نوع صورتحساب وجود دارد:
- صورتحساب همراه با اطلاعات خریدار
- صورتحساب بدون اطلاعات خریدار
صورتحساب با اطلاعات خریدار به این معنا است که فروشنده، اطلاعات کاملی از خریدار خود را داشته باشد. این اطلاعات شامل شناسه ملی/کدملی/کداقتصادی/کدپستی/شناسه مشارکت مدنی است.
صورتحساب بدون اطلاعات خریدار زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که اطلاعاتی از خریدار وجود نداشته باشدیا خریدار مصرف کننده نهایی باشد.
صورتحساب همراه با اطلاعات خریدار شامل «7» الگو است:
- الگوی فروش
- الگوی فروش ارزی
- الگوی طلا، جواهر، پلاتین
- الگوی قرارداد پیمانکاری
- الگوی قبوض خدماتی
- الگوی بلیت هواپیما
- الگوی صادرات
صورتحساب بدون اطلاعات خریدار شامل «2» الگو است:
- الگوی فروش
- الگوی طلا، جواهر، پلاتین
ثبت صورتحساب تکی همراه با اطلاعات خریدار
الگوی فروش
پس انتخاب گزینه «صورتحساب»صفحه ای مطابق شکل نمایش داده میشود. که باید از گزینه «ثبت صورتحساب»، الگوی «فروش» (همراه با اطلاعات خریدار) را انتخاب کنید.
پس از انتخاب گزینه مذکور، صفحه ای مطابق شکل مشاهده میشود که باید فیلدهای الزامیو سایر فیلدهای اختیاری بر حسب نیاز شما تکمیل شود.
فیلدهای سرامد صورتحساب به شرح ذیل است:
نوع انجام معامله: غیر بورس، بورس کالا و بورس انرژی
نوع خریدار: حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی، اتباع غیر ایرانی
خریدار (مالیاتی/ غیرمالیاتی): میتوانید در این لیست، خریدارن مالیاتی خود را مطابق تصویر مشاهده کرده و با امکان جستجو، خریدار موردنظر خود را بیابید.
نکته! برای انتخاب خریدار، باید نوع خریدار در ابتدای ثبت صورتحساب تعیین شده باشد تا گزینه «+» فعال شود.
نکته! نمایش لیست خریداران تنها برای نوعی از خریداران است که توسط شما در بخش «نوع خریدار» انتخاب شده باشد.
کد شعبه خریدار: مقدار این فیلد اختیاری است.
کد شعبه فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.
نکته! در صورتی که مودی شعبهای ازیک کسب وکار باشد، در صورت عدم درج کد شعبه، کد شعبه اصلی مالک خواهد بود.
نکته! کد شعبه در صورتی که مودی دارای شعبه باشد ویا شعبهای از یک کسب وکار باشد، باید با اطلاعات ثبت نام الکترونیک مطابقت داشته باشد.
شماره صورتحساب: مقدار این فیلد اجباری بوده و باید تکمیل شود.
تاریخ صورتحساب: مقدار این فیلد اجباری بوده و نمیتواند از روز جاری بزرگتر باشد.
نکته! این فیلد باید مطابق با تاریخ صدور صورتحساب شما تکمیل شود.
شماره پروانه گمرکی فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.
مالیات موضوع ماده17: مقدار این فیلد اختیاری است.
نکته! توضیحات در «کارپوشه سامانه مودیان» قابل رویت نخواهد بود.
شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری بوده و در برخی الگوهای مرتبط، الزامیاست.
کد گمرک محل اظهار فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.
شماره سند حسابداری: مقدار این فیلد اختیاری است.
تاریخ سند حسابداری: مقدار این فیلد اختیاری بوده ولی درصورت تکمیل «شماره سند حسابداری» مقدار این فیلد اجباری میشود.
شماره حواله: مقدار این فیلد اختیاری است.
تاریخ حواله: مقدار این فیلد اختیاری بوده ولی درصورت تکمیل «شماره حواله»، مقدار این فیلد اجباری میشود.
روش تسویه: روش دریافت یا پرداخت مانده حساب مورد تایید خریدار و فروشنده (ثمن معامله)میباشد.
روش تسویه شامل:«1» نقدی ، «2» نسیه و «3» نقدی/نسیه است.
اگر صورتحساب مربوط به مصرفکننده نهایی باشد، روش تسویه فقط باید از نوع نقدی باشد در صورتی که روش تسوی ه از نوع نقدی/نسیه باشد، ثبت اطلاعات مربوط به فیلدهای مبلغ پرداختی نقدی و مبلغ نسیه اجباری است.
مبلغ نسیه: در صورتی که روش تسویه نقدی/نسیهیا نسیه باشد، مبلغ نسیه اجباری بوده و مقدار آن کمتر مساوی مجموع صورتحساب است.
در صورتی که روش تسویه از نوع نقدی باشد، ثبت مبلغ نسیه و مبلغ نقدی الزامینیست.
. مبلغ نسیه، همان مبلغ کل پس از کسر تخفیف است که تعیین میکند چه بخشی از معامله به صورت نسیه بوده است.
به عبارت دیگر؛ مجموع کل صورتحساب بدون احتساب مجموع مالیات بر ازش افزوده و مجموع سایر مالیات، عوارض و وجوه قانونی و همچنین میزان پرداخت نقدی، برابر با مبلغ نسیه است.
توضیحات: مقدار این فیلد اختیاری بوده و درصورت نیاز توسط شما تکمیل میشود.
نکته! توضیحات در «کارپوشه سامانه مودیان» قابل رویت نخواهد بود.
پس از تکمیل بخش های سرآمد صورتحساب، در بخش کالا/خدمت، گزینه «افزودن کالا/خدمت» مطابق شکل زیر را انتخاب کنید.
با انتخاب این گزینه، صفحه ای مطابق شکل نمایش داده میشود.
کالا/ خدمت: در این قسمت لیستی از کالا ها و خدمات ثبت شده شما نمایش داده شده و میتوانید بر اساس فیلدهای عنوان و کد کالا اقدام به جستجو کالای موردنظر خود نمایید.
شرح اضافی کالا/خدمت: در صورتی که کالا/خدمت شما شرحیا جزئیات بیشتری داشته باشد، میتواند در این فیلد قرار داده شود و نیازی به اصلاح کالا/خدمت اصلی نخواهد داشت.
نوع ارز: در این قسمت نوع ارز مورد معامله انتخاب میشود.
نرخ برابری ارز با ریال: در صورتی که در فیلد «نوع ارز»، ارزی به غیر از «ریال» انتخاب شود، باید مقدار ریالی آن ارز در این فیلد وارد شود.
تعداد/مقدار: تعداد ویا مقدار کالای معامله شده در این فیلد وارد میشود.
واحد اندازه گیری و سنجش: واحد اندازه گیری کالای انتخابی از لیست نمایش داده شده، انتخاب میشود
مبلغ واحد(ریال): مبلغ هر واحد کالا/خدمت شما بر حسب ریال است.
مبلغ کل: مبلغ کل کالا/خدمت با احتساب تعداد/مقدار آن بر حسب ریال است.
تخفیف: مقدار تخفیف موجود در معامله که مقدار آن کمتر یا برابر مبلغ کل است.
نرخ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار نرخ مالیات بر ارزش افزوده ای که برای هر کالا/خدمت در نظر گرفته میشود، در این فیلد تکمیل میشود.
مبلغ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار این فیلد بر حسب مبلغ کل و درصد مالیات بر ارزش افزوده محاسبه میشود.
نرخ سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین میشود.
مبلغ سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین میشود.
موضوع سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین میشود.
موضوع سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین میشود.
نرخ سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین میشود.
مبلغ سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین میشود.
شناسه یکتای ثبت قرارداد حقالعملکاری: شمارهای است که به قراردادهای از نوع حق العمل کاری از طریق سامانه مؤدیان به شما اختصاص مییابد.
پس از انتخاب کالا/خدمت، گزینه «افزودن اطلاعات پرداخت»، در صورت تمایل شما تکمیل میشود و کاملا اختیاری است.
روش پرداختی: این فیلد در این الگو اختیاری بوده و مقدار آن شامل موارد زیر است:
- چک
- تهاتر
- وجه نقد
- POS
- درگاه پرداخت اینترنتی
- کارت به کارت
- انتقال به حساب
- سایر
مبلغ پرداختی: مبلغ پرداخت را مشخص میکندو در فروش با نوع ارز غیر ریالی، این فیلد باید براساس معادل ریالی تکمیل شود. این فیلد بخش نقدی از پرداخت را مشخص نموده و در صورتحسابهای با روش تسویه نسیه، برابر با صفر است.
به طور مثال: اگر مبلغ نهایی صورتحساب برابر با 200 ریال باشد و روش تسویه به صورت نقدی/نسیه باشد و 50 ریال آن به صورت نقد و 150 ریال آن به صورت نسیه باشد، مقدار این فیلد برابر با 50 است.
تاریخ پرداخت: تاریخ روز پرداخت را مشخص میکند.
توضیحات: برای بیان توضیحات تکمیلی در نظر گرفته شده است.
سایر فیلدهای بخش پرداخت مرتبط با سایر الگوهای صورتحساب است.
پس از تکمیل فیلدهای بیان شده، بایدیکی از گزینه های «ثبت»یا «ثبت و تایید» انتخاب شود تا اطلاعات ثبت شده ذخیره شوند.
در صورتی که گزینه ثبت انتخاب شود، صورتحساب به بخش صورتحساب های تاییدنشده انتقال داده شده و امکان ویرایش و حذف این صورتحساب برای شما فراهم است.
در صورتی که صورتحساب ثبت و تایید بشود، ساعاتی پس از زمان ثبت صورتحساب، به «سازمان امور مالیاتی کشور» ارسال میگردد.