در دنیای تجارت و خرید و فروش، ثبت صحیح و دقیق صورتحساب‌ها امری ضروری است. یکی از انواع مهم صورتحساب‌ها، صورتحساب تکی نوع اول است که به ویژه در معاملات ارزی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این راهنما شامل مراحل لازم برای ثبت یک صورتحساب تکی نوع اول با الگوی ارزی و اطلاعات مربوط به خریدار می‌باشد. این اطلاعات به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی خود را به درستی مدیریت کرده و از بروز مشکلات قانونی جلوگیری کنند.
پس از ورود به سامانه کیسان، مطابق شکل 1، می‌توان وارد بخش «مدیریت صورتحساب‌ها» شد.
شکل 1
در ادامه پس از انتخاب گزینه «مدیریت صورتحساب»، می‌بایست گزینه «صورتحساب» مطابق شکل 2 انتخاب گردد.
شکل 2
پس انتخاب گزینه «صورتحساب» صفحه‌ای مطابق شکل 3 نمایش داده می‌شود که می‌بایست از گزینه «ثبت صورتحساب»، «الگوی فروش ارزی» انتخاب شود.
شکل 3
پس از انتخاب گزینه مذکور، صفحه‌ای مطابق شکل 4 مشاهده می‌شود که می‌بایست فیلدهای الزامی و سایر فیلدهای اختیاری بر حسب نیاز تکمیل گردند.
شکل 4
فیلدهای صورتحساب در بخش اطلاعات صورتحساب:
نوع انجام معامله: عادی، بورس کالا و بورس انرژی
نوع خریدار: حقیقی و اتباع غیر ایرانی
خریدار مالیاتی: مؤدی می‌تواند در این لیست، خریدارن مالیاتی خود را مشاهده کرده و با امکان جستجو، خریدار موردنظر خود را بیابد. در غیر این‌صورت، با توجه به شکل 5، می‌توان بر اساس شناسه/شماره ملی اقدام به استعلام و افزودن خریدار جدید در لیست نمود. ثبت شناسه ملی، شماره ملی، شناسه مشارکت مدنی، کد فراگیر اتباع غیرایرانی خریدار در این الگو اجباری است.
نکته! مؤدیان می‌توانند جهت استعلام خریداران مالیاتی، غیر مالیاتی و خارجی از بخش «کاربران» در منوی سمت راست صفحه، به بخش مورد نظر مراجعه کرده و از طریق گزینه «استعلام» و یا «ورود دسته‌ای» اقدام نموده و سپس صورتحساب ثبت نمایند.
شکل 5
شماره گذرنامه خریدار: مقدار این فیلد اختیاری بوده و مؤدی می‌تواند بر حسب نیاز تکمیل نماید.
شماره صورتحساب: مقدار این فیلد اجباری بوده و بایستی تکمیل گردد.
تاریخ صورتحساب: مقدار این فیلد اجباری بوده و می‌تواند حداکثر تا تاریخ همان روز باشد.
شماره پروانه گمرکی فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.
مالیات موضوع ماده 17: مقدار این فیلد اختیاری است.
شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری بوده و در برخی الگوهای مرتبط، الزامی است.
کد گمرک محل اظهار فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.
شماره سند حسابداری: مقدار این فیلد اختیاری است.
تاریخ سند حسابداری: مقدار این فیلد اختیاری بوده ولی درصورت تکمیل «شماره سند حسابداری»، مقدار این فیلد اجباری می‌شود.
شماره حواله: مقدار این فیلد اختیاری است.
تاریخ حواله: مقدار این فیلد اختیاری بوده ولی درصورت تکمیل «شماره حواله»، مقدار این فیلد اجباری می‌شود.
روش تسویه: روش دریافت یا پرداخت مانده حساب مورد تایید خریدار و فروشنده (ثمن معامله) می باشد.
روش تسویه شامل: نقدی 1، نسیه 2 و نقدی/نسیه 3 است.
در صورتی که روش تسویه از نوع نقدی/نسیه باشد، ثبت اطلاعات مربوط به فیلدهای مبلغ پرداختی نقدی و مبلغ نسیه اجباری است
مبلغ نسیه: در صورتی که روش تسویه نقدی/نسیه باشد، مبلغ نسیه اجباری بوده و مقدار آن کمتر مساوی مجموع صورتحساب است. در صورتی که روش تسویه از نوع نقدی یا نسیه باشد، ثبت مبلغ نسیه و مبلغ نقدی الزامی نیست.
مبلغ نسیه، همان مبلغ کل پس از کسر تخفیف است که تعیین می‌کند چه بخشی از معامله به‌صورت نسیه بوده است. به عبارت دیگر؛ مجموع کل صورتحساب بدون احتساب مجموع مالیات بر ازش افزوده و مجموع سایر مالیات، عوارض و وجوه قانونی و همچنین میزان پرداخت نقدی، برابر با مبلغ نسیه است.
مبلغ نسیه (Cr) از فرمول زیر محاسبه می‌شود:
Cr= Xs – W2 – W– C
C: مبلغ پرداختی نقدی
W: مجموع مالیات بر ارزش افزوده
W2: مجموع سایر مالیات، عوارض و وجوه قانونی
Xs: مجموع صورتحساب
توضیحات: مقدار این فیلد اختیاری بوده و درصورت نیاز توسط کاربر تکمیل می‌گردد.
فیلدهای صورتحساب در بخش کالا/خدمات:
پس از تکمیل بخش‌های سرآمد صورتحساب، در بخش کالا/خدمات ، گزینه «افزودن کالا/خدمات» مطابق شکل 6 انتخاب می‌گردد.
شکل 6
با انتخاب گزینه مذکور، صفحه‌ای مطابق شکل 7 نمایش داده خواهد شد که در ادامه به معرفی آن‌ها پرداخته می‌شود.
شکل 7
کالا/خدمات: در این بخش «اسکناس خارجی» به‌صورت پیش‌فرض انتخاب شده است.
نوع ارز: در این قسمت نوع ارز مورد معامله انتخاب می‌شود.
نرخ برابری ارز به ریال: در صورتی که در فیلد «نوع ارز»، ارزی به غیر از «ریال» انتخاب شود، می‌بایست مقدار ریالی آن ارز در این فیلد وارد شود.
تعداد/مقدار: تعداد و یا مقدار ارز معامله‌شده در این فیلد وارد می‌شود.
واحد اندازه‌گیری و سنجش: واحد اندازه‌گیری کالای انتخابی از لیست نمایش داده شده انتخاب می‌گردد.
مبلغ واحد: مبلغ واحد در الگوی فروش ارز اختلاف قیمت خرید و فروش آن ارز در همان روز فروش ارز می‌باشد. به طور مثال:
اگر یک صرافی هر دلار را در تاریخ 1 مهر 1401 به مبلغ 200,000 ریال خریداری کرده و در تاریخ 20 دی 1401 آن را به مبلغ 150,000 ریال فروخته باشد؛ با فرض این‌که قیمت خرید هر دلار در تاریخ 20 دی 1401 100,000 بوده و فروش آن 150,000 باشد، مبلغ واحد برابر با 50,000 ریال خواهد بود.
مبلغ کل: مبلغ کل کالا با احتساب تعداد/مقدار آن بر حسب ریال
تخفیف: مقدار تخفیف موجود در معامله که مقدار آن کمتر یا برابر مبلغ کل است.
نرخ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار نرخ مالیات بر ارزش افزوده‌ای که برای هر کالا/خدمت در نظر گرفته می‌شود، در این فیلد تکمیل می‌شود.
مبلغ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار این فیلد بر حسب مبلغ کل و درصد مالیات بر ارزش افزوده محاسبه می‌گردد.
نرخ سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.
مبلغ سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.
موضوع سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.
موضوع سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.
نرخ سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.
مبلغ سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.
شناسه یکتای ثبت قرارداد حق‌العمل کاری: شماره‌ای است که به قراردادهای از نوع حق‌العمل کاری از طریق سامانه مؤدیان به ایشان اختصاص می‌یابد.
سهم نقدی از پرداخت: در صورتی که نوع پرداخت، نقدی یا نقدی/نسیه باشد، مقدار این فیلد الزامی است.
پس از تکمیل فیلدهای بیان‌شده، صورتحساب می‌بایست توسط گزینه «ثبت صورتحساب مالیاتی» و یا گزینه «ثبت و تایید» مطابق شکل 8 به مالیات ارسال شود.
شکل 8
با توجه به الزامات قانونی و نیازهای تجاری، ثبت درست صورتحساب تکی نوع اول به شما امکان می‌دهد تا برنامه‌ریزی مالی بهتری داشته باشید و رابطه‌های تجاری خود را مستحکم‌تر کنید. با پیروی از راهنمایی‌های ارائه شده در اینجا، شما می‌توانید به سادگی و با دقت، صورتحساب‌های خود را ثبت کرده و از هرگونه اشتباه پرهیز کنید. به یاد داشته باشید که اطلاعات دقیق و شفاف نه تنها به شما در مدیریت بهتر کسب و کارتان کمک می‌کند، بلکه اعتماد مشتریان را نیز جلب می‌نماید.