ثبت صورتحساب‌های ابطالی، اصلاحی و برگشت از فروش جزء فرآیندهای مهم در مدیریت مالی و حسابداری است که به شما کمک می‌کند تا تراکنش‌های فروش را به‌طور دقیق و مطابق با قوانین مالیاتی ثبت کنید. این راهنما به شما آموزش می‌دهد که چگونه این انواع صورتحساب‌ها را به‌درستی ثبت کرده و نکات کلیدی در این زمینه را رعایت کنید تا از مشکلات مالیاتی و حسابداری جلوگیری نمایید.

ورود دسته‌ای صورتحساب نوع 1 الگوی فروش

با استفاده از نام‌ کاربری و رمز عبور مالیاتی، کاربر می‌تواند به پایانه فروشگاهی کیسان به آدرس keysundp.ir وارد شود.

توجه: برای ثبت صورتحساب ابتدا باید شناسه یکتای حافظه مالیاتی دریافت شود. برای دریافت راهنمای دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی به بخش راهنما مراجعه گردد.

مطابق شکل زیر کاربر در بخش مدیریت صورتحساب‌ها و در زیر بخش صورتحساب با انتخاب گزینه «ورود دسته‌ای» وارد محیط بارگذاری فایل می‌شود.

شکل1- ورود به قسمت ثبت دسته‌ای صورتحساب

ابتدا باید فایل نمونه اکسل دانلود شده و مطابق ترتیب ستون‌های تعبیه شده در آن اطلاعات صورتحساب‌ها در فایل اکسل وارد شود. ستون‌های موجود در این فایل دو دسته هستند، یا به‌عنوان فیلدهای اجباری شناخته می‌شوند که برای ارسال صورتحساب به مالیات کاربرد دارند و یا اختیاری بوده که جهت سهولت کاربر در نظر گرفته شده است. در ادامه فیلدهای اجباری توضیح داده خواهند شد. پس از تکمیل اکسل مطابق نمونه دانلود شده، یا فایل اکسل به وسط صفحه کشیده شود یا با کلیک کردن روی قسمت مورد نظر و مشخص کردن آدرس فایل اکسل آن وارد گردد.

شکل 2- دانلود نمونه و وارد کردن اکسل صورتحساب‌ها

بعد از وارد کردن اکسل درصورتی‌که خطایی در فایل باشد، تصویر زیر دیده خواهد شد.

شکل 3- اکسل وارد شده خطایی دارد

در فضای اکسلی نرم‌افزار می‌توان خطای موجود را رفع کرد و دکمه «ثبت اطلاعات» برای بررسی مجدد وجود خطا یا ثبت اطلاعات فشرده شود؛ اما توصیه می‌شود برای دقت بیشتر در رفع خطا، این رفع خطا در فایل اکسل انجام شده و فایل مجددا با استفاده از دکمه «آپلود فایل جدید» آپلود شود. در تصویر بالا علاوه بر دکمه‌های «ثبت اطلاعات» و «آپلود فایل جدید» دکمه «دانلود فایل اکسل» نیز در نظر گرفته شده است.

هر سطر که شامل خطا باشد به رنگ قرمز روشن نمایش داده میشود و سلولی که در آن خطا وجود دارد به رنگ قرمز پررنگ دیده می‌شود.

برای مشاهده خطای به وجود آمده در اکسل بر روی سلولی که به رنگ قرمز پررنگ در آمده کلیک کنید، توضیح خطا بالای صفحه نمایش داده می‌شود ممکن است خطا در برگه‌های مختلف فایل اکسل باشد که با استفاده از دکمه‌های زیر جدول می‌توان بین برگه‌های اکسل حرکت کرد و خطای مورد نظر را پیدا کرد.

درصورتی که فایل خطایی نداشته باشد یا پس از رفع خطا(های) موجود و کلیک بر دکمه «ثبت اطلاعات»، تصویر زیر دیده خواهد شد که به معنای آن، این است که صورتحساب(ها) در پایانه فروشگاهی کیسان ثبت شده است و می‌توان از بخش مدیریت صورتحساب‌ها و زیربخش صورتحساب به مشاهده این صورتحساب‌های تازه ثبت شده پرداخته شود.

شکل 4- اطلاعات اکسل وارد شده با موفقیت ثبت شده است

برای هر نوع و الگوی صورتحساب از طریق یک فایل اکسل مجزا باید در سیستم بارگذاری شود و فایل نمونه توضیح داده شده تنها برای نوع ۱ و الگوی فروش است پس در ستون‌های مربوط به کد نوع و الگوی صورتحساب تنها باید عدد ۱ درج شود در غیر اینصورت با خطا مواجه خواهد شد.

فایل نمونه مربوط به انواع و الگوهای دیگر به زودی پس از تکمیل در دسترس خواهد بود

توجه مهم: اطلاعات اکسل زمانی در سیستم ثبت می‌شود که فایل اکسل شامل هیچ خطایی نباشد.

مثال مهم: چه در فایل اکسل نمونه، چه در محیط اکسلی پایانه فروشگاهی کیسان، سه sheet به نام‌های صورتحساب، اقلام صورتحساب و پرداخت‌های صورتحساب وجود دارند. در برگه صورتحساب اطلاعات سرآمد یا به عبارتی اطلاعات اصلی صورتحساب قرار میگیرند؛ در برگه اقلام صورتحساب اطلاعات کالاها یا بدنه صورتحساب نوشته می‌شوند و در برگه پرداخت‌های صورتحساب اطلاعات پرداخت ثبت می‌شود. برای اینکه این سه قسمت برای هر صورتحساب دلخواهی به یکدیگر ارتباط پیداکنند و در سامانه به‌عنوان یک صورتحساب یکتا ثبت شوند، دقت شود که در هر سه sheet مقادیر شماره صورتحساب‌های صورتحساب مذکور با هم برابر و تاریخ صورتحساب مذکور هم در هر سه sheet‌ با هم یکسان باشند.

جدول – مثال ایجاد ارتباط بین بخش‌های مختلف صورتحساب

اصلاح، ابطال و برگشت از فروش

چنانچه پس از صدور صورتحساب اصلی فروش نیاز به اصلاح اطلاعاتی داشته باشد، فروشنده میتواند صورتحساب اصلاحی بزند. همه اطلاعات صورتحساب به جز اطلاعات اجباری خریدار (یعنی نوع خریدار و شناسه ملی/ شماره ملی/ شناسه مشارکت مدنی/ کد فراگیر اتباع غیرایرانی خریدار یا شماره اقتصادی خریدار)، تاریخ صورتحساب و شناسه کالا / خدمت قابل اصلاح هستند. روی صورتحساب اصلی فروش، صورتحساب اصلاحی و صورتحساب برگشتی می‌توان صورتحساب اصلاحی ثبت کرد.

درصورتی که اطلاعات اجباری خریدار (یعنی نوع خریدار و شناسه ملی/ شماره ملی/ شناسه مشارکت مدنی/ کد فراگیر اتباع غیرایرانی خریدار یا شماره اقتصادی خریدار)، تاریخ صورتحساب، یا شناسه کالا / خدمت، نوع و الگوی صورتحساب نیاز به تغییر داشته باشد صورتحساب باید ابطال شده و صورتحساب جدیدی ثبت شود.

چنانچه پس از صدور صورتحساب الکترونیکی، قسمتی از موضوع معامله، کالا/خدمت (از طرف خریدار) برگشت داده شود، فروشنده باید نسبت به صدور صورتحساب برگشت از فروش اقدام نماید.

ثبت صورتحساب اصلاحی در اکسل ثبت صورتحساب

در شیت (هدر) صورتحساب فیلدهای «شماره سریال صورتحساب مرجع» و «موضوع صورتحساب» قرار دارند.

موضوع صورتحساب شامل 1. اصلی فروش 2. اصلاحی3. ابطالی 4. برگشت از فروش که در اکسل صورتحساب با اعداد 1 تا 4 مقداردهی می‌شوند. پس برای صورتحساب اصلاحی در ستون موضوع صورتحساب باید عدد 2 را وارد کرد.

علاوه بر این باید مشخص کرد کدام صورتحساب قرار است اصلاح شود پس باید در ستون «شماره سریال صورتحساب مرجع» «شماره منحصر به فرد مالیاتی» صورتحسابی که قرار است اصلاح شود، وارد گردد. مؤدی می‌تواند مطابق شکل زیر،‌ در جدول بخش صورتحساب (از منوی مدیریت صورتحساب) شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب‌های خود را بیابد.

شکل 5- روال یافتن شماره منحصر به فرد مالیاتی در سامانه داده‌پردازی کیسان

نمونه صورتحساب اصلاحی:

فرض کنید تعداد/ مقدار یا مبلغ واحد در شیت اقلام صورتحساب اصلاح شده باشد.

اگر مبلغ و تاریخ پرداخت‌ها در شیت پرداخت نیازی به تغییر نداشته باشند، اطلاعات پرداخت‌های صورتحساب عینا مانند صورتحساب مرجع تکمیل شود.

نکات مهم حول اصلاح ابطال و برگشت از فروش

بر روی صورتحساب اصلی فروش می‌توان اصلاح، ابطال و برگشت زد.

هر صورتحسابی فقط یک بار می‌تواند به عنوان شماره مرجع یک صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش قرار بگیرد یا به عبارتی روی آن صورتحساب اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش زده شود. به بیان دیگر صدور هر صورتحساب اصلاحی یا ابطالی یا برگشت از فروش به منزله بطلان صورتحساب مرجع و جانشینی صورتحساب جدید است.

روی صورتحساب اصلاحی می‌توان باز هم صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش ثبت کرد. طبق قاعده فوق، شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب اصلاحی به عنوان شماره سریال مرجع قرار می‌گیرد.

روی صورتحساب برگشت از فروش می‌توان باز هم صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش ثبت کرد. طبق قاعده فوق، شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب برگشت از فروش به عنوان شماره سریال مرجع قرار می‌گیرد.

روی صورتحساب ابطالی نمی‌توان هیچگونه اصلاح، ابطال یا برگشت از فروشی ثبت کرد.

تاریخ صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش تاریخ صدور این صورتحساب‌ها است. فرض کنید صورتحساب فروشی در تاریخ 10/08/1401 صادر شده است و پس از گذشت یک هفته نیاز به اصلاح در آن دیده می‌شود در این صورت تاریخ صورتحساب اصلاحی 17/08/1401 خواهد بود.

به مثال زیر توجه کنید:

در این مثال که فقط شیت (هدر) صورتحساب را نشان داده است ابتدا روی صورتحساب فروش اصلی یک برگشت از فروش ثبت شده و سپس روی صورتحساب برگشت از فروش حاصل یک صورتحساب اصلاحی ثبت شده است.

در پایان، با استفاده از این راهنما می‌توانید به‌طور مؤثر و صحیح صورتحساب‌های ابطالی، اصلاحی و برگشت از فروش را ثبت کنید. رعایت مراحل و نکات توضیح داده‌شده به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی خود را به‌درستی مدیریت کرده و از دقت و صحت داده‌های مالی اطمینان حاصل نمایید. با اجرای صحیح این فرآیندها، می‌توانید به‌راحتی با تغییرات و اصلاحات در تراکنش‌های فروش خود سازگار شوید و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنید.