ورود دسته‌ای خریداران به سامانه‌ها یکی از مراحل کلیدی در مدیریت اطلاعات فروش و مشتریان است که می‌تواند به بهبود کارایی و دقت در فرآیندهای مالی کمک کند. این روش به شما امکان می‌دهد تا به‌طور همزمان و مؤثر اطلاعات بسیاری از خریداران را وارد کنید، بدون نیاز به ثبت تک‌تک آنها به‌صورت دستی. در این راهنما، مراحل و نکات ضروری برای ورود دسته‌ای خریداران به‌طور جامع و واضح توضیح داده می‌شود.
ورود به کیسان
برای ورود به حساب کاربری خود در «پایانه فروشگاهی کیسان»، ابتدا وارد آدرس keysuntsp.com شده و گزینه «ورود به سامانه» را مطابق تصویر انتخاب کنید.
پس از مشاهده صفحه ورود، مطابق تصویر می‌توانید با وارد کردن نام کاربری و رمزعبور خود وارد پایانه فروشگاهی داده پردازی کیسان شوید. همچنین می‌توانید از طریق گزینه «ورود از طریق سازمان امور مالیاتی» نیز اقدام کنید.
پس از ورود به «پایانه فروشگاهی کیسان»، حساب کاربری خود را مطابق تصویر مشاهده می‌کنید.
همانطور که مشاهده می‌کنید، یک منو به همراه تعدادی زیر منو در سمت راست تصویر وجود دارد.
اطلاعات پایه
جهت ثبت اطلاعات خریدار، پس از ورود به پایانه فروشگاهی کیسان گزینه «اطلاعات پایه» را انتخاب کنید.
خریداران
پس از ورود به بخش «اطلاعات پایه» در «پایانه فروشگاهی کیسان» مطابق تصویر گزینه «خریداران» را انتخاب کنید.
یکی از الزامات ثبت صورتحساب الکترونیک، ثبت خریدار در لیست خریداران است.
در صدر این لیست می‌توانید نام شرکت، شناسه ملی/کدملی، کد اقتصادی، نوع خریدار، نام خانوادگی، کد پستی، شماره همراه، وضعیت فعال یا غیرفعال بودن، نتیجه استعلام پرونده، عملیات خریداران موجود در لیست را مشاهده کنید.
ثبت دسته‌ای خریدار
پس از ورود به بخش «خریداران» در «پایانه فروشگاهی کیسان» گزینه «ورود دسته‌ای» را انتخاب کنید.
پس از انتخاب ورود دسته‌ای خریداران، پنجره‌ای را مطابق تصویر مشاهده می‌کنید که در ابتدا باید فایل نمونه را دریافت و از قالب پیش فرض استفاده کنید.
درصورت تمایل برای استفاده از فایل پیش فرض سیستم داخلی خود، تمامی فیلدها باید مطابق فایل نمونه «پایانه فروشگاهی کیسان» باشد.
بر اساس راهنمای موجود که در تصویر مشهود است، فایل نمونه را تکمیل کنید.
در فایل نمونه، تکمیل ستون های قرمز رنگ اجباری، ستون های طوسی رنگ اختیاری است.
فایل اکسل نمونه فقط مقدار عددی و در برخی موارد حروف می‌پذیرد. تکمیل تمامی موارد زیر الزامی است:
نوع خریدار: در صورتی که خریدار شما شخص حقیقی باشد، عدد «1»، شخص حقوقی باشد، عدد «2»، پرونده مشارکت مدنی داشته باشد، عدد «3» را وارد کنید.
ستون‌های شناسه ملی/کدملی/شناسه مشارکت مدنی/کد فراگیر اتباع غیرایرانی خریدار:
- شناسه ملی 11 رقم است.
- کدملی 10 رقم است.
- کد مشارکت مدنی 11 رقم است.
- کد اتباع خریدار 12 رقم است.
کد اقتصادی برای اشخاص حقیقی 14 رقم و برای اشخاص حقوقی با شناسه ملی یکسان است.
نکته: در صورتی که خریدار شخص حقیقی با پرونده مالیاتی است، تکمیل این فیلد الزامی بوده و شامل 14 رقم است.
نکته: کد اقتصادی برای خریداران حقوقی با شناسه ملی یکسان بوده و شامل 11 رقم می‌باشد.
کد پستی 13 رقم است.
نکته: در صورتی که خریدار حقیقی باشد، تکمیل این فیلد اجباری و برای خریداران حقوقی، الزامی جهت تکمیل وجود ندارد.
نکته: در صورتی که خریدار از نوع مشارکت مدنی باشد، تکمیل کدپستی الزامی است.
شماره گذرنامه(پاسپورت) 9 رقم است.
نکته: فیلد «نام» و «نام خانوادگی» برای اشخاص حقیقی اجباری است و در صورتی‌که خریدار موردنظر، دارای پرونده مالیاتی باشد، فیلدهای مذکور مطابق با اطلاعات پرونده مالیاتی وی به‌روزرسانی می‌شود.
تکمیل فیلد «نام شرکت» برای انواع خریداران اختیاری است و در صورتی‌که خریدار موردنظر، دارای پرونده مالیاتی باشد، فیلدهای مذکور مطابق با اطلاعات پرونده مالیاتی وی به‌روزرسانی می‌شود.
تکمیل شماره تماس و ایمیل اختیاری است.
بارگذاری فایل خریداران
پس از تکمیل فایل نمونه، به دو روش می‌توان فایل مورد نظر را بارگذاری کرد:
- انتخاب فایل از محل مورد نظر
- کشیدن فایل[1] به محل بارگذاری
در صورت صحیح و عدم تکراری بودن فیلد های موجود در فایل اکسل، ثبت کالا با موفقیت انجام می‌شود.
نکته! نتیجه استعلام فایل خریداران را می‌توانید از بخش «تاریخچه» بررسی کنید.
در صورتی که فایل بارگذاری شده شامل خطا باشد، ابتدا تمامی خطاهای فایل خود را در فایل اکسل مطابق تصویر مشاهده کنید و مجدد بارگذاری را انجام دهید.
برای برطرف کردن خطاهای فایل خود می‌توانید فایل خطا را دریافت کرده و سپس بارگذاری را انجام دهید.
مشاهده خریداران
پس از ثبت خریداران با مراجعه به بخش «اطلاعات پایه»، «خریداران» می‌توانید تمامی خریداران ثبت شده خود را مشاهده کنید.
برای جستجو در میان خریداران ثبت شده، تعدادی فیلتر وجود دارند که عبارتند از:
نام شرکت: بر اساس نام شرکت خریدار است.
شناسه/شماره ملی: بر اساس شناسه ملی اشخاص حقوقی یا مشارکت مدنی، یا کد ملی اشخاص حقیقی و یا کد فراگیر اتباع غیرایرانی است.
کد اقتصادی: بر اساس کد اقتصادی اشخاص حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی و اتباع غیرایرانی است.
نکته! برای اشخاص حقوقی، کد اقتصادی با شناسه ملی یکسان است.
نوع خریدار: بر اساس حقیقی/حقوقی/مشارکت مدنی/اتباع خارجی بودن خریدار می‌توانید جستجو را انجام دهید.
نام: بر اساس نام شخص خریدار است.
نام خانوادگی: بر اساس نام خانوادگی شخص خریدار است.
کدپستی: جستجو در بخش کد پستی خریدار، بر اساس اطلاعات ثبت شده در پرونده مالیاتی انجام می‌شود.
فعال/غیر فعال: بر اساس وضعیت فعال/غیر فعال بودن خریدار، جستجو امکان پذیر است.
نکته: اگر خریدار غیر فعال باشد، در لیست خریداران قابل رویت بوده اما در صورتحساب قابل رویت نیست.
شماره گذرنامه: بر اساس شماره پاسپورت خریداران خارجی است.
نتیجه استعلام پرونده: بر اساس استعلام «سازمان امور مالیاتی»، وضعیت پرونده‌های خریداران متغیر است و می‌توانید وضعیت مورد نظر خود را انتخاب کنید.
