ورود دسته‌ای خریداران به سامانه‌ها یکی از مراحل کلیدی در مدیریت اطلاعات فروش و مشتریان است که می‌تواند به بهبود کارایی و دقت در فرآیندهای مالی کمک کند. این روش به شما امکان می‌دهد تا به‌طور همزمان و مؤثر اطلاعات بسیاری از خریداران را وارد کنید، بدون نیاز به ثبت تک‌تک آنها به‌صورت دستی. در این راهنما، مراحل و نکات ضروری برای ورود دسته‌ای خریداران به‌طور جامع و واضح توضیح داده می‌شود.
برای ثبت دسته‌ای خریداران پس از ورود به سامانه کیسان، به بخش کاربران، زیربخش خریداران و قسمت «ورود دسته‌ای» مراجعه شود.
شکل
پس از ورود به صفحه مورد نظر، بخش «دریافت فایل نمونه» در بردارنده فایل اکسل نمونه است. پس از دانلود فایل نمونه ستون‌های اطلاعات با توجه به اجباری یا اختیاری بودن آنها تکمیل شوند.
شکل
در پر کردن اکسل نمونه باید دقت شود که اختیاری یا اجباری بودن اطلاعات با توجه به نوع خریدار و طبق جدول زیر مشخص می‌شود:
جدول 1- موارد اجباری با توجه به نوع خریدار
| با توجه به نوع خریدار اجباری یا اختیازری بودن سایر ستون ها مشخص می‌شود و این ستون با مقادیر 1 الی 4 به صورت زیر پر می‌شوند: 1.حقیقی 2.حقوقی 3.مشارکت مدنی 4.اتباع غیر ایرانی |
افزون بر تکمیل فیلد شماره ملی/
شناسه ملی/ کد فراگیر اتباع غیرایرانی می‌بایست یکی از فیلدهای «شماره اقتصادی خریدار» یا «کد پستی خریدار» نیز تکمیل شود |
افزون بر تکمیل فیلد شماره ملی/
شناسه ملی/ کد فراگیر اتباع غیرایرانی می‌بایست یکی از فیلدهای «شماره اقتصادی خریدار» یا «کد پستی خریدار» نیز تکمیل شود |
در مورد صورتحسابهای الکترونیکی با الگوی بلیط هواپیما در صورتی که نوع پرواز خارجی باشد، ثبت شماره گذرنامه برای خریدار الزامی است. |
اگر نام شرکت خالی بماند، با نام+نام خانوادگی پر می‌شود. | ||||
| فیلد نوع خریدار |
شماره ملی / شناسه ملی/ کد فراگیر اتباع خریدار | شماره اقتصادی خریدار | کد پستی خریدار | شماره گذرنامه خریدار | نام | نام خانوادگی | نام شرکت | شماره تماس / شماره موبایل |
| 1.حقیقی | اجباری | در شرایط خاص اجباری | در شرایط خاص اجباری | اختیاری | اجباری | اجباری | اختیاری | اختیاری |
| 2. حقوقی | اجباری | اجباری | اختیاری | اختیاری | اختیاری | اختیاری | اختیاری | اختیاری |
| 3. مشارکت مدنی | اجباری | اجباری | اختیاری | اختیاری | اختیاری | اختیاری | اختیاری | اختیاری |
| 4. اتباع غیر ایرانی | اجباری | در شرایط خاص اجباری | در شرایط خاص اجباری | اختیاری | اجباری | اجباری | اختیاری | اختیاری |
در هر با اکسل حداکثر 10000 خریدار را می‌توان ثبت نمود و پذیرش فایل با تعداد خریدار بیشتر از این مقدار امکان‌پذیر نمی‌باشد. امکان آپلود چندین فایل اکسل وجود دارد و همگی به صف پردازش اضافه خواهند شد.
پس از بارگذاری فایل از بخش «تاریخچه» می‌توانید درصد بارگذاری شده، تعداد بارگذاری موفق و تعداد خطا را مشاهدا کنید. پس از آپلود صورتحساب، در صفحه تاریخچه 2 دقیقه منتظر بمانید تا درخواست شما شروع به پردازش و ثبت کند بعد از این دو دقیقه با توجه به حجم فایل بارگذاری شده، درصد پیشرفت بارگذاری داده‌ها قابل مشاهده است.
در بخش تاریخچه قابلیت دانلود هر فایل بارگذاری شده هم وجود دارد. در این فایل علاوه بر ستون ها و مقادیر بارگذاری شده یک ستون با عنوان ستون خطا نیز قرار دارد که نشان می‌دهد اطلاعات کدام خریداران ثبت نشده و در هنگام ثبت با خطا مواجه شده‌اند. پس از اتمام فرایند ثبت از بخش کاربران و زیر بخش خریداران در جدول موجود در صفحه مورد نظر می‌توان لیست خریداران را مشاهده کرد.
نکته! یکی از مزیت‌های سامانه کیسان استعلام خریداران است. مؤدیان می‌توانند قبل از ثبت صورتحساب برای خریداران خود، آن ها را استعلام نموده و مالیاتی یا غیرمالیاتی بودن آنها را تشخیص دهند. با توجه به این موضوع که استعلام خریداران از طریق سرویس سازمان امور مالیاتی کشور صورت می‌پذیرد، لذا زمانبر بوده و به‌ازای هر خریدار 10 الی 20 ثانیه جهت استعلام نتیجه زمان لازم است. مؤدیان می‌توانند در صورت تمایل به استعلام خریداران حقیقی خود، فیلد کداقتصادی موجود در اکسل را تکمیل نمایند. در غیر این‌صورت خریداران بدون استعلام ثبت می‌شوند.
نکته! مالیاتی یا غیرمالیاتی بودن خریداران تاثیری در ثبت و صدور صورتحساب به سازمان امور مالیاتی کشور ندارد.
در پایان، با استفاده از این راهنما می‌توانید به‌طور مؤثر و سریع خریداران خود را به‌صورت دسته‌ای در سامانه وارد کنید. رعایت نکات و مراحل ارائه‌شده به شما کمک می‌کند تا از دقت و صحت اطلاعات اطمینان حاصل کرده و فرآیند ورود داده‌ها را بهبود بخشید. این روش به شما اجازه می‌دهد تا مدیریت بهتری بر روی اطلاعات خریداران داشته باشید و زمان و هزینه‌های مربوط به ثبت اطلاعات را کاهش دهید.