در سال‌های اخیر و با راه‌اندازی سامانه مودیان، انتخاب نرم‌افزار مناسب برای ثبت و ارسال صورتحساب‌ها اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. در این مطلب قصد داریم به بررسی نرم افزار های مورد تایید سامانه مؤدیان بپردازیم، ویژگی‌های یک نرم‌افزار خوب را مرور کنیم و مقایسه‌ای جامع بین شرکت‌های معتمد ارائه‌دهنده سامانه تحت وب و نرم‌افزارهای حسابداری واسط داشته باشیم.
نرم افزار های مورد تایید سامانه مودیان
طبق اعلام سازمان امور مالیاتی کشور، شرکت‌های معتمد به‌عنوان گزینه‌های اصلی و رسمی برای ارائه نرم‌افزار سامانه مودیان معرفی شده‌اند. دلیل اصلی این انتخاب، حفظ امنیت داده‌های مالیاتی، صحت ثبت اطلاعات، پشتیبانی قابل اتکا و مسئولیت‌پذیری در برابر خطاهای احتمالی است.
چرا سازمان امور مالیاتی شرکت‌های معتمد را معرفی کرده است؟
امنیت بالا: تمامی داده‌ها از طریق زیرساخت‌های رمزنگاری‌شده به سامانه مؤدیان منتقل می‌شود.
پشتیبانی رسمی: شرکت‌های معتمد موظف به ارائه خدمات پشتیبانی فنی و مشاوره مالیاتی هستند.
مسئولیت‌پذیری قانونی: شرکت معتمد در صورت بروز مشکل در ارسال اطلاعات، پاسخگو خواهد بود و جریمه‌ای مشمول مؤدی نخواهد بود.
به‌روزرسانی مداوم: شرکت های معتمد همیشه مطابق آخرین دستورالعمل‌های مالیاتی به‌روزرسانی می‌شوند.
نرم افزارهای واسط
در کنار شرکت‌های معتمد، برخی شرکت‌های نرم‌افزاری حسابداری نیز امکان اتصال به سامانه مودیان را فراهم کرده‌اند. این نرم‌افزارها با ارائه خدمات واسط، امکاناتی مانند تولید صورتحساب الکترونیکی و گزارش‌دهی را فراهم می‌کنند. اما مهم‌ترین نکته، مسئولیت‌پذیری و سطح امنیت این نرم‌افزارها در مقایسه با شرکت‌های معتمد است که باید در انتخاب نهایی مدنظر قرار گیرد.
علاوه بر این، یکی از تفاوت های کلیدی بین نرم افزار واسط و شرکت های معتمد در مسئولیت عدم ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان است. در صورتی که از طریق شرکت معتمد اقدام به ارسال صورتحساب کنید، در صورت عدم ارسال صورتحساب از سمت شرکت معتمد به سازمان امورمالیاتی،مسئولیت آن به عهده شرکت معتمد خواهد بود. این در حالی است که نرم افزارهای واسط مسئولیتی را به عهده نداشته و مسئولیت کامل عدم ارسال و پرداخت جریمه با مؤدی است.
ویژگی‌های بهترین نرم افزار سامانه مودیان
یک نرم‌افزار سامانه مودیان خوب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- امنیت و رمزنگاری داده‌ها
- مطابقت کامل با آخرین قوانین مالیاتی
- رابط کاربری ساده و کاربردی
- قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های مالی کسب‌وکار
- امکان صدور و آرشیو صورتحساب‌ها به‌صورت آنلاین
- ارائه نسخه موبایل در کنار نسخه تحت وب
- پشتیبانی فنی و مشاوره مالیاتی برای ارسال صورتحساب
- ارائه راهکارهای متناسب با کسب و کار
- ارائه گزارش‌های تحلیلی دقیق
- مسئولیت‌پذیری و ضمانت خدمات
جدول خدمات شرکت‌های معتمد
| دسته‌بندی خدمات | شرح خدمات |
|---|---|
| خدمات مربوط به صورتحساب الکترونیکی | – ثبت، ارسال و مدیریت صورتحساب- اتصال به سامانه مودیان- دریافت کد یکتا |
| مشاوره و آموزش | – آموزش نحوه صدور صورتحساب- مشاوره درباره قوانین مالیاتی و الزامات قانونی |
| پشتیبانی فنی | – رفع خطاهای سامانه- پاسخ‌گویی به مشکلات کاربران در اتصال، امضا و ارسال |
| نرم‌افزار موبایل و کارتخوان | ارائه نرم افزار موبایل و کارتخوان برای ارسال صورتحساب |
| ارائه پنل کاربری تحت وب | – پنل تحت وب برای صدور صورتحساب |
| خدمات اختصاصی برای اصناف | – اتصال به صندوق‌های فروش (POS)- صدور فاکتور برای صنوف خاص مانند طلافروشان |
| مدیریت کاربران و سطوح دسترسی | – امکان تعریف کاربر فرعی- تنظیم سطوح دسترسی در پنل برای کارکنان |
| ارسال اطلاعات به صورت گروهی یا API | – خدمات ویژه برای شرکت‌های بزرگ با ارسال دسته‌ای- ارائه API برای اتصال ERP |
مقایسه خدمات شرکت‌های معتمد و نرم افزارهای واسط و حسابداری
| ویژگی‌ها / خدمات | شرکت‌های معتمد مالیاتی (مانند کیسان) | نرم‌افزارهای حسابداری عمومی |
|---|---|---|
| انطباق با الزامات سامانه مودیان | به‌صورت پیش‌فرض منطبق با استانداردها و دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی | برخی نرم‌افزارها به‌روزرسانی شده‌اند و امکان اتصال غیرمستقیم دارند |
| ارسال مستقیم صورتحساب به سامانه مودیان | دارای زیرساخت ارسال مستقیم و تاییدشده توسط سازمان | معمولاً نیاز به اتصال واسط یا تبدیل خروجی دارند |
| تمرکز اصلی | تسهیل تکالیف مالیاتی، تمرکز بر ارسال صورتحساب الکترونیکی | مدیریت مالی و حسابداری کلی کسب‌وکار |
| پشتیبانی تخصصی در حوزه مالیاتی | پشتیبانی بر پایه مقررات مالیاتی و با مشاوران آشنا با الزامات قانونی | پشتیبانی فنی با تمرکز بر عملکرد نرم‌افزار حسابداری |
| قابلیت اتصال به پایانه فروش (POS) | ارائه راهکارهای اختصاصی برای اتصال مستقیم یا API استاندارد | برخی نرم‌افزارها این قابلیت را دارند یا با توسعه قابل پیاده‌سازی است |
| تعریف نقش‌ها و دسترسی کاربران متعدد | امکان تعریف کاربران فرعی با سطح دسترسی مشخص (ویژه تیم‌های فروش یا حسابداری) | در نسخه‌های پیشرفته، برخی نرم‌افزارها این قابلیت را دارند |
| امکان گزارش‌گیری استاندارد مالیاتی | گزارش‌گیری دقیق و متناسب با فرمت سازمان امور مالیاتی | نیاز به تنظیمات دستی یا تبدیل فرمت برای انطباق با گزارش‌های رسمی |
| بایگانی صورتحساب‌ها مطابق قانون | آرشیو قانونی حداقل ۵ ساله به‌صورت امن و منطبق با مقررات | بایگانی داخلی دارد، اما الزام قانونی را ممکن است به‌طور کامل پوشش ندهد |
| قیمت‌گذاری خدمات | معمولاً به‌صورت پلن‌های اشتراکی متناسب با حجم فعالیت | خرید یک‌باره یا اشتراک سالانه، گاهی مقرون‌به‌صرفه‌تر برای نیازهای ساده |
| مناسب برای چه نوع کسب‌وکارهایی؟ | کسب‌وکارهایی که ملزم به ارسال صورتحساب الکترونیکی هستند و نیاز به تطابق دقیق دارند | کسب‌وکارهایی که تمرکز آن‌ها بر ثبت حساب‌ها، گزارش‌گیری مالی داخلی و مدیریت هزینه است |
نرم افزار واسط یا سامانه تحت وب شرکت معتمد؟
با توجه به مقایسه بالا، انتخاب بین نرم افزار واسط یا سامانه تحت وب شرکت معتمد به چند عامل بستگی دارد:
-
میزان اهمیت امنیت داده‌ها برای شما
-
نیاز به پشتیبانی تخصصی
-
سطح مسئولیت‌پذیری ارائه‌دهنده نرم‌افزار
-
تطابق با آخرین قوانین مالیاتی
اگر در حال حاضر از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید، پیشنهاد می‌شود حتماً ارسال صورتحساب‌ها را از طریق کلید شرکت معتمد انجام دهید تا در صورت بروز هرگونه خطا یا مغایرت، مسئولیت قانونی متوجه شرکت معتمد باشد و امنیت اطلاعات مالی شما حفظ شود.
با توجه به الزامات جدید سامانه مؤدیان، انتخاب نرم‌افزار مناسب برای ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی، دیگر صرفاً یک انتخاب فنی نیست، بلکه یک تصمیم راهبردی برای کاهش ریسک‌های قانونی و مالیاتی است.
شرکت‌های معتمد مانند کیسان، با ارائه خدمات تخصصی، پشتیبانی حرفه‌ای و انطباق کامل با مقررات، گزینه‌ای امن و قابل اتکا برای مؤدیان هستند. از سوی دیگر، نرم‌افزارهای حسابداری نیز نقش مهمی در مدیریت مالی داخلی ایفا می‌کنند، ولی برای استفاده مستقیم از سامانه مؤدیان، به راهکار مکمل نیاز دارند.
برای کسب‌وکارهایی که دقت، امنیت و مسئولیت‌پذیری در ارسال صورتحساب برایشان اهمیت دارد، استفاده از سامانه‌های شرکت معتمد توصیه می‌شود.
سؤالات متداول
۱. آیا استفاده از شرکت معتمد برای ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان اجباری است؟
خیر، اجباری نیست، اما توصیه می‌شود؛ زیرا شرکت‌های معتمد مسئولیت ارسال صحیح اطلاعات را بر عهده دارند و در صورت خطا، پاسخگو هستند.
۲. چه تفاوتی بین نرم‌افزار حسابداری و سامانه شرکت معتمد وجود دارد؟
نرم‌افزارهای حسابداری بر مدیریت مالی تمرکز دارند، درحالی‌که شرکت‌های معتمد، خدمات تخصصی مالیاتی ازجمله ثبت و ارسال صورتحساب مطابق با الزامات سامانه مؤدیان ارائه می‌دهند.
۳. اگر از نرم‌افزار حسابداری استفاده کنیم، مسئولیت عدم ارسال صورتحساب با کیست؟
در این حالت، مسئولیت قانونی با مؤدی است. اما در صورت استفاده از شرکت معتمد، آن شرکت موظف به پاسخ‌گویی در برابر خطاها خواهد بود.
۴. آیا شرکت‌های معتمد نسخه موبایل هم ارائه می‌دهند؟
بله، بسیاری از شرکت‌های معتمد ازجمله کیسان، اپلیکیشن موبایل برای ارسال سریع و آسان صورتحساب ارائه می‌کنند.
۵. آیا می‌توان هم‌زمان از نرم‌افزار حسابداری و خدمات شرکت معتمد استفاده کرد؟
بله، ترکیب این دو راهکار می‌تواند کارایی بیشتری برای کسب‌وکار ایجاد کند؛ نرم‌افزار حسابداری برای مدیریت مالی، و شرکت معتمد برای ارسال رسمی صورتحساب‌ها.
