ثبت فاکتور اکسلی نوع اول یکی از روش‌های رایج و پرکاربرد برای صدور و مدیریت فاکتورها در کسب‌وکارهای مختلف است. این نوع فاکتور که در قالب فایل‌های اکسل تهیه می‌شود، به دلیل انعطاف‌پذیری بالا و سادگی در استفاده، مورد توجه بسیاری از شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط قرار گرفته است.
در این روش، اطلاعات خرید و فروش به صورت دقیق و منظم در قالب یک جدول وارد می‌شود و محاسبات مربوط به جمع مبالغ، مالیات بر ارزش افزوده و تخفیف‌ها به‌راحتی قابل انجام است. مهم‌ترین مزیت این نوع فاکتور، قابلیت سفارشی‌سازی بالا و استفاده آسان برای افرادی است که با نرم‌افزارهای حسابداری پیچیده آشنایی ندارند.
آموزش گام به گام پر کردن اکسل فروش نوع اول
انواع صورتحساب الکترونیکی
- صورتحساب نوع اول یا صورتحساب همراه با اطلاعات خریدار
- صورتحساب نوع دوم صورتحساب بدون اطلاعات خریدار
ثبت صورتحساب الکترونیک در پایانه فروشگاهی کیسان، 2 پیش نیاز اساسی دارد:
- ثبت و تعریف شناسه‌های کالا/خدمت
- ثبت و تعریف خریداران
برای ثبت صورتحساب الکترونیک، پس از بررسی کالا/خدمت و خریداران خود، وارد بخش «مدیریت صورتحساب» و «صورتحساب» شوید.
برای ثبت صورتحساب الکترونیک به صورت دسته‌ای، گزینه «ورود دسته‌ای» را انتخاب کنید.
در ابتدا باید فایل نمونه را دریافت و از قالب پیش فرض استفاده کنید.
بر اساس راهنمای موجود فایل نمونه را تکمیل کنید.
ابتدا باید شیت صورتحساب و سپس شیت اقلام صورتحساب تکمیل شود سپس فایل اکسل بارگذاری شود.
فیلدهای شیت صورتحساب
شماره صورتحساب (داخلی): شماره صورتحساب داخلی هر شرکت/سازمان که در بخش حسابداری خود صورتحساب‌ها را با این شماره، شماره گذاری می کند.
تاریخ صورتحساب: تاریخ صدور صورتحساب در این ستون نوشته می‌شود.
نوع صورتحساب: مقدار صحیح این ستون در این اکسل بر اساس داشتن اطلاعات خریدار به نوع 1 همراه با اطلاعات خریدار و نوع 2 بدون اطلاعات خریدار تقسیم می‌شود.
الگوی صورتحساب: مقدار صحیح این ستون در این اکسل بر اساس شماره الگویی است که مورد استفاده قرار گرفته می‌شود.
الگوی فروش(همراه با اطلاعات خریدار):1
الگوی فروش ارزی:2
الگوی طلا، جواهر، پلاتین:3
الگوی قرارداد پیمانکاری:4
الگوی قبوض خدماتی:5
الگوی بلیت هواپیما:6
الگوی صادرات:7
موضوع صورتحساب
برای صورتحساب اصلی:1
برای صورتحساب اصلاحی: 2
برای صورتحساب ابطالی:3
برای صورتحساب برگشت از فروش: 4
نوع انجام معامله: برای غیربورسی عدد 1، برای بورس کالا عدد 2، برای بورس انرژی عدد 3 و برای گواهی سپرده کالا عدد 4 باید وارد شود.
نوع خریدار: برای خریدار حقیقی عدد 1، حقوقی عدد 2، برای مشارکت مدنی عدد 3 و برای اتباع غیرایرانی عدد 4 وارد شود.
شناسه ملی/ کد ملی / کد اتباع/ شناسه مشارکت مدنی خریدار: صورتحساب نوع 1 صورتحسابی است که در آن برای خریدار اعتبار مالیاتی لحاظ می‌شود. برای اینکه صورتحساب در کارپوشه خریدار قرار گیرد یا ستون‌های «شناسه ملی/ کد ملی / کد اتباع/ شناسه مشارکت مدنی خریدار» و «کد اقتصادی خریدار» الزاما باید تکمیل شوند.
روش تسویه: روش تسویه شامل: نقدی 1 ، نسیه 2 و نقدی/نسیه 3 است.
مبلغ نسیه: اگر روش تسویه نقدی/نسیه یا به عبارتی مقدار آن 3 باشد، تکمیل کردن مبلغ نسیه الزامی خواهد بود.
شیت اقلام صورتحساب
شماره صورتحساب (داخلی): شماره صورتحساب داخلی هر شرکت/سازمان که در بخش حسابداری خود صورتحساب‌ها را با این شماره، شماره گذاری می کند.
تاریخ صورتحساب: تاریخ صدور صورتحساب در این ستون نوشته می‌شود.
شناسه کالا/خدمت: قبل از ثبت صورتحساب باید لیست شناسه‌های کالاها یا خدمات خود را در کیسان و در بخش (سرویس‌ها -> کالا/خدمات) ثبت کنید.
این ستون شامل شناسه های داخلی است.
واحد اندازه گیري و سنجش: از فایل کد واحد های اندازه گیری، کد واحد مورد نظر را یافته و در این ستون وارد کنید.
تعداد/مقدار: تعداد یا مقدار کالا یا خدمت مورد معامله است.
نوع ارز: در این قسمت نوع ارز مورد معامله، شامل انواع پول رایج کشورهای مختلف میباشد انتخاب می‌شود.
نرخ برابری ارز به ریال: در صورتی که در فیلد«نوع ارز»، ارزی به غیر از «ریال» انتخاب شود، باید مقدار ریالی آن ارز در این فیلد وارد شود.
مبلغ واحد (فی): این ستون نشان می‌دهد هر واحد کالا یا خدمت چه قیمتی دارد.
مبلغ تخفیف: در صورتی که مبلغ تخفیف صفر باشد، مقدار این فیلد صفر ثبت می‌شود. حتی در فروش با نوع ارز غیر ریالی این فیلد باید با معادل ریالی تکمیل شود.
نرخ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار نرخ مالیات بر ارزش افزوده ای که برای هر کالا/خدمت در نظر گرفته می‌شود، در این فیلد تکمیل می‌شود.
مبلغ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار این فیلد بر حسب مبلغ کل و درصد مالیات بر ارزش افزوده محاسبه می گردد.
نکات مهم در تکمیل اکسل فروش برای سامانه مودیان
اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده مانند کدملی/شناسه ملی/شماره اقتصادی/کدپستی به صورت کامل ثبت شود.
شماره فاکتور و تاریخ صدور صورتحساب با تاریخ رسمی مطابقت داشته باشد.
مشخصات کالا یا خدمات مانند شناسه 13رقمی و واحداندازه گیری ثبت شود.
مبلغ و نرخ مالیات به درستی ثبت شود.
-
- مشخص کردن معافیت از مالیات یا مشمول مالیات بودن کالا و خدمات ضروری است.
نوع معامله مشخص شود.
-
- در صورت فروش صادراتی یا معاف از مالیات، علت و جزئیات مربوطه درج شود.
- از فرمت اکسل کیسان استفاده شود.
- ستون‌ها و سطرها نباید تغییر داده شوند یا حذف گردند.
- بررسی نهایی قبل از ارسال انجام شود.
- فایل اکسل قبل از ارسال در سامانه، بازبینی و صحت‌سنجی گردد تا خطاها به حداقل برسد.
مسئولیت صحت اطلاعات فروش وارد شده به عهده مودی بوده و مسئولیت ارسال اطلاعات صحیح براساس سند نحوه صدورصورتحساب الکترونیکی سازمان امورمالیاتی به عهده شرکت معتمد کیسان است.
قالب اکسل فروش نوع اول چگونه باید باشد؟
ارسال فایل اکسل باید براساس استانداردهای سازمان امورمالیاتی و سند دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی باشد. درصورت استفاده از خدمات شرکت معتمد، قالب اکسل براساس قوانین روزمالیاتی در دسترس شما قرار گرفته و تمامی فیلدهای موجود در این فایل قبل از ارسال به سامانه مودیان بررسی شده و صحت سنجی می‌شوند.
بت فاکتور اکسلی نوع اول، یکی از روش‌های پرکاربرد برای مدیریت و صدور فاکتورها در سامانه مودیان است. این نوع فاکتور در قالب فایل اکسل تهیه می‌شود و به دلیل انعطاف‌پذیری و سادگی، گزینه مناسبی برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به شمار می‌آید. در فرآیند ثبت، اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده، جزئیات کالا و خدمات، مبلغ، تخفیف و مالیات بر ارزش افزوده در قالب جدول‌های استاندارد وارد می‌شود. رعایت دقیق استانداردهای سازمان امور مالیاتی و استفاده از قالب اکسل تایید شده از اهمیت بالایی برخوردار است. صحت‌سنجی اطلاعات قبل از ارسال به سامانه مودیان ضروری بوده و مسئولیت ثبت اطلاعات صحیح بر عهده مودی است.
