نحوه ثبت و ارسال فاکتور الکترونیکی در سامانه مودیان

ارسال فاکتور الکترونیکی در سامانه مؤدیان یکی از گام‌های کلیدی در دیجیتالی‌سازی فرآیندهای مالیاتی است که به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا با ارسال آنلاین و دقیق اطلاعات، از شفافیت و صحت بیشتری در امور مالیاتی برخوردار شوند. سامانه مؤدیان با هدف کاهش تخلفات مالیاتی، بهبود جمع‌آوری داده‌ها، و ساده‌سازی فرآیندهای مالی برای مشمولان مالیات طراحی شده است.

فاکتور الکترونیکی

ارسال فاکتور الکترونیکی در سامانه مؤدیان یکی از گام‌های کلیدی در تسهیل امور مالیاتی کسب‌وکارها است. این سیستم امکان ثبت دقیق و سریع اطلاعات مالی مرتبط با فروش کالاها یا ارائه خدمات را فراهم کرده و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اطلاعات مالی خود را به طور شفاف و به‌موقع در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار دهند. سامانه مؤدیان، از طریق این قابلیت، فرآیندهای مالیاتی را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها ساده‌تر کرده و دقت گزارش‌دهی مالیاتی را افزایش می‌دهد.

 

 

نحوه ثبت و ارسال فاکتورهای فروش

برای ثبت و ارسال فاکتورهای فروش در سامانه مؤدیان، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. ورود به سامانه مؤدیان:

   ابتدا وارد سامانه شوید و با استفاده از اطلاعات کاربری خود، به پنل کاربری دسترسی پیدا کنید.

2. ایجاد فاکتور جدید:

   در بخش فاکتورها، گزینه «ایجاد فاکتور» را انتخاب کنید و اطلاعات مربوط به کالا یا خدمات ارائه‌شده را شامل قیمت، تعداد، و مشخصات خریدار وارد کنید.

3. تکمیل اطلاعات تکمیلی:

   اطلاعات اضافی مانند نرخ مالیات بر ارزش افزوده و سایر جزئیات را تکمیل کنید.

4. ارسال فاکتور:

   پس از تکمیل تمامی اطلاعات، گزینه «ارسال» را انتخاب کنید تا فاکتور به‌صورت رسمی ثبت و برای سازمان امور مالیاتی ارسال شود.

در حال حاضر امکان ارسال صورتحساب الکترونیک و ثبت فاکتور در سامانه مودیان به صورت مستقیم وجود نداشته و زیرساخت آن از سمت سامانه مودیان فراهم نشده است.

روش های ارسال فاکتور الکترونیک در سامانه مودیان

 

ارسال اطلاعات فروش به صورت الکترونیکی به صورت مستقیم توسط مودی

این روش ویژه مؤدیانی است که ارسال اطلاعات صورتحساب‌های الکترونیکی فروش خود را به صورت مستقیم ارسال می‌کنند. از آنجایی که روش ارسال به صورت مستقیم بوده، مسئولیت ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی نیز به عهده مؤدی است.

ارسال اطلاعات فروش به صورت الکترونیکی توسط شرکت معتمد- با کلید شرکت معتمد:

در این روش شرکت معتمد، اطلاعات صورتحساب‌های مؤدی را دریافت کرده و آن‌ها را طبق دستورالعملی که سازمان امور مالیاتی کشور اطلاع رسانی می‌کند، به سامانه مؤدیان ارسال می‌کند. مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی به عهده شرکت معتمد ارائه کننده خدمات مالیاتی خواهد بود.

 

قوانین مربوط به ارسال فاکتور در سامانه مودیان

بر اساس قوانین جدید پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، همه کسب‌وکارهایی که تحت پوشش مالیات بر ارزش افزوده قرار دارند، باید از طریق سامانه مؤدیان فاکتورهای خود را به ثبت برسانند. برخی از نکات مهم قانونی شامل:

• الزام به ثبت دقیق اطلاعات:

  تمامی اطلاعات موجود در فاکتور دقیق و بروز باشند.

• رعایت نرخ‌های مالیات بر ارزش افزوده:

  این نرخ‌ها باید مطابق با آخرین مقررات باشد و به مبلغ فاکتور اضافه گردد.

• ثبت مشخصات فروشنده و خریدار:

  کد ملی و یا کد اقتصادی، شناسه ملی یا کد مشارکت مدنی از جمله اطلاعات هویتی است که باید ثبت شوند.

• زمان ارسال فاکتور:

  فاکتور فروش باید ظرف مدت تعیین‌شده پس از انجام معامله، در سامانه مؤدیان ثبت و ارسال شود.

• درج کامل اطلاعات:

  فاکتورهای ارسالی باید شامل کلیه اطلاعات مربوط به کالا یا خدمات، مشخصات خریدار، و نرخ مالیات بر ارزش افزوده باشند.

• مسئولیت‌پذیری مؤدی:

  صحت اطلاعات واردشده بر عهده مؤدی است و هرگونه تخلف یا اشتباه می‌تواند منجر به جریمه‌های مالیاتی شود.

 

راهنمای تصویری ارسال فاکتورهای مالیاتی

برای ورود به حساب کاربری خود در «پایانه فروشگاهی کیسان»، ابتدا وارد آدرس keysuntsp.com شده و گزینه «ورود به سامانه» را مطابق تصویر انتخاب کنید.

پس از مشاهده صفحه ورود، مطابق تصویر می‌توانید با وارد کردن نام کاربری و رمزعبور خود وارد پایانه فروشگاهی داده پردازی کیسان شوید. همچنین می‌توانید از طریق گزینه «ورود از طریق سازمان امور مالیاتی» نیز اقدام کنید.

 

انتخاب نوع صورتحساب الکترونیک

برای ثبت صورتحساب الکترونیک، پس از بررسی کالا/خدمت و خریداران خود، وارد بخش «مدیریت صورتحساب» و «صورتحساب» شوید.

برای ثبت صورتحساب الکترونیک به صورت تکی، گزینه «ثبت صورتحساب» را انتخاب کنید.

دو نوع صورتحساب وجود دارد:

• صورتحساب همراه با اطلاعات خریدار
• صورتحساب بدون اطلاعات خریدار

صورتحساب با اطلاعات خریدار به این معنا است که فروشنده، اطلاعات کاملی از خریدار خود را داشته باشد. این اطلاعات شامل شناسه ملی/کدملی/کداقتصادی/کدپستی/شناسه مشارکت مدنی است.

صورتحساب بدون اطلاعات خریدار زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که اطلاعاتی از خریدار وجود نداشته باشدیا خریدار مصرف کننده نهایی باشد.

ثبت صورتحساب تکی همراه با اطلاعات خریدار

الگوی فروش

پس انتخاب گزینه «صورتحساب»صفحه ای مطابق شکل  نمایش داده می‌شود. که باید از گزینه «ثبت صورتحساب»، الگوی «فروش» (همراه با اطلاعات خریدار) را انتخاب کنید.

 

 

پس از انتخاب گزینه مذکور، صفحه ای مطابق شکل مشاهده می‌شود که باید فیلدهای الزامی‌و سایر فیلدهای اختیاری بر حسب نیاز  شما تکمیل شود.

فیلدهای سرامد صورتحساب به شرح ذیل است:

نوع انجام معامله: غیر بورس، بورس کالا و بورس انرژی

نوع خریدار: حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی، اتباع غیر ایرانی

خریدار (مالیاتی/ غیرمالیاتی): می‌توانید در این لیست، خریدارن مالیاتی خود را مطابق تصویر مشاهده کرده و با امکان جستجو، خریدار موردنظر خود را بیابید.

 

کد شعبه خریدار: مقدار این فیلد اختیاری است.

کد شعبه فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.

شماره صورتحساب: مقدار این فیلد اجباری بوده و باید تکمیل شود.

تاریخ صورتحساب: مقدار این فیلد اجباری بوده و نمی‌تواند از روز جاری بزرگتر باشد.

شماره پروانه گمرکی فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.

مالیات موضوع ماده17: مقدار این فیلد اختیاری است.

شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری بوده و در برخی الگوهای مرتبط، الزامی‌است.

کد گمرک محل اظهار فروشنده: مقدار این فیلد اختیاری است.

شماره سند حسابداری: مقدار این فیلد اختیاری است.

تاریخ سند حسابداری: مقدار این فیلد اختیاری بوده ولی درصورت تکمیل «شماره سند حسابداری» مقدار این فیلد اجباری می‌شود.

شماره حواله: مقدار این فیلد اختیاری است.

تاریخ حواله: مقدار این فیلد اختیاری بوده ولی درصورت تکمیل «شماره حواله»، مقدار این فیلد اجباری می‌شود.

روش تسویه: روش دریافت یا پرداخت مانده حساب مورد تایید خریدار و فروشنده (ثمن معامله)می‌باشد.

 روش تسویه شامل:«1» نقدی ، «2» نسیه  و «3» نقدی/نسیه است.

اگر صورتحساب مربوط به مصرف‌کننده نهایی باشد، روش تسویه فقط باید از نوع نقدی باشد در صورتی که روش تسوی ه از نوع نقدی/نسیه باشد، ثبت اطلاعات مربوط به فیلدهای مبلغ پرداختی نقدی و مبلغ نسیه اجباری است.

 مبلغ نسیه: در صورتی که روش تسویه نقدی/نسیهیا نسیه باشد، مبلغ نسیه اجباری بوده و مقدار آن کمتر مساوی مجموع صورتحساب است.

در صورتی که روش تسویه از نوع نقدی باشد، ثبت مبلغ نسیه و مبلغ نقدی الزامی‌نیست.

. مبلغ نسیه، همان مبلغ کل پس از کسر تخفیف است که تعیین می‌کند چه بخشی از معامله به صورت نسیه بوده است.

به عبارت دیگر؛ مجموع کل صورتحساب بدون احتساب مجموع مالیات بر ازش افزوده و مجموع سایر مالیات، عوارض و وجوه قانونی و هم‌چنین میزان پرداخت نقدی، برابر با مبلغ نسیه است.

توضیحات: مقدار این فیلد اختیاری بوده و درصورت نیاز توسط شما تکمیل می‌شود.

 

پس از تکمیل بخش های سرآمد صورتحساب، در بخش کالا/خدمت، گزینه «افزودن کالا/خدمت» مطابق شکل زیر را انتخاب کنید.

 

 

با انتخاب این گزینه، صفحه ای مطابق شکل نمایش داده می‌شود.

کالا/ خدمت: در این قسمت لیستی از کالا ها و خدمات ثبت شده شما نمایش داده شده و می‌توانید بر اساس فیلدهای عنوان و کد کالا اقدام به جستجو کالای موردنظر خود نمایید.

شرح اضافی کالا/خدمت: در صورتی که کالا/خدمت شما شرحیا جزئیات بیشتری داشته باشد، می‌تواند در این فیلد قرار داده شود و نیازی به اصلاح کالا/خدمت اصلی نخواهد داشت.

نوع ارز: در این قسمت نوع ارز مورد معامله انتخاب می‌شود.

نرخ برابری ارز با  ریال: در صورتی که در فیلد «نوع ارز»، ارزی به غیر از «ریال» انتخاب شود، باید مقدار ریالی آن ارز در این فیلد وارد شود.

تعداد/مقدار: تعداد ویا مقدار کالای معامله شده در این فیلد وارد می‌شود.

واحد اندازه گیری و سنجش: واحد اندازه گیری کالای انتخابی از لیست نمایش داده شده، انتخاب می‌شود

مبلغ واحد(ریال): مبلغ هر واحد کالا/خدمت شما بر حسب ریال است.

مبلغ کل: مبلغ کل کالا/خدمت  با احتساب تعداد/مقدار آن بر حسب ریال است.

تخفیف: مقدار تخفیف موجود در معامله که مقدار آن کمتر یا برابر مبلغ کل است.

نرخ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار نرخ مالیات بر ارزش افزوده ای که برای هر کالا/خدمت در نظر گرفته می‌شود، در این فیلد تکمیل می‌شود.

مبلغ مالیات بر ارزش افزوده: مقدار این فیلد بر حسب مبلغ کل و درصد مالیات بر ارزش افزوده محاسبه می‌شود.

نرخ سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.

مبلغ سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.

موضوع سایر مالیات و عوارض: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.

موضوع سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.

نرخ سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.

مبلغ سایر وجوه قانونی: با توجه به نوع کالا/خدمت طبق قانون تعیین می‌شود.

شناسه یکتای ثبت قرارداد حق‌العمل‌کاری: شماره‌ای است که به قراردادهای از نوع حق العمل کاری از طریق سامانه مؤدیان به شما اختصاص می‌یابد.

پس از انتخاب کالا/خدمت، گزینه «افزودن اطلاعات پرداخت»، در صورت تمایل شما تکمیل می‌شود و کاملا اختیاری است.

 

روش پرداختی: این فیلد در این الگو اختیاری بوده و مقدار آن شامل موارد زیر است:

• چک
• تهاتر
• وجه نقد
• POS
• درگاه پرداخت اینترنتی
• کارت به کارت
• انتقال به حساب
• سایر

مبلغ پرداختی: مبلغ پرداخت را مشخص میکندو در فروش با نوع ارز غیر ریالی، این فیلد باید براساس معادل ریالی تکمیل شود. این فیلد بخش نقدی از پرداخت را مشخص نموده و در صورتحسابهای با روش تسویه نسیه، برابر با صفر است.

به طور مثال: اگر مبلغ نهایی صورتحساب برابر با 200 ریال باشد و روش تسویه به صورت نقدی/نسیه باشد و 50 ریال آن به صورت نقد و 150 ریال آن به صورت نسیه باشد، مقدار این فیلد برابر با 50 است.

تاریخ پرداخت: تاریخ روز پرداخت را مشخص می‌کند.

توضیحات: برای بیان توضیحات تکمیلی در نظر گرفته شده است.

سایر فیلدهای بخش پرداخت مرتبط با سایر الگوهای صورتحساب است.

پس از تکمیل فیلدهای بیان شده، بایدیکی از گزینه های «ثبت»یا «ثبت و تایید» انتخاب شود تا اطلاعات ثبت شده ذخیره شوند.

سامانه مؤدیان راهی برای بهینه‌سازی فرآیندهای مالیاتی کسب‌وکارها است که با ثبت و ارسال فاکتورهای الکترونیکی، شفافیت، و دقت بیشتری را در ارائه گزارش‌های مالیاتی به ارمغان می‌آورد. این سامانه به کاربران کمک می‌کند تا از جریمه‌های مالیاتی جلوگیری کرده و به‌طور قانونی و منظم فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کنند.  پس از ارسال اطلاعات فاکتور به سامانه مودیان، به عنوان مبلغ فروش در اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده شما محاسبه می‌شود؛ در نتیجه ارسال فاکتور الکترونیک در سامانه مودیان امری ضروری و واجب برای تمامی مودیان مالیاتی است.

سوالات متداول

• آیا تمامی کسب‌وکارها ملزم به استفاده از سامانه مؤدیان هستند؟
  

  بله، کسب‌وکارهای مختلف، خصوصاً آنهایی که در حوزه‌های مالیاتی فعالیت می‌کنند، موظف به ثبت و ارسال فاکتورهای خود از طریق این سامانه هستند.

• چه اطلاعاتی باید در فاکتورهای الکترونیکی ثبت شود؟
  

  اطلاعات مهم شامل مشخصات کامل کالا یا خدمات، قیمت، نرخ مالیات بر ارزش افزوده، و مشخصات خریدار است. واردکردن دقیق این اطلاعات، برای قانونی بودن فاکتور الزامی است.

• آیا می‌توان فاکتورهای ثبت‌شده را پس از ارسال اصلاح کرد؟

  در بیشتر موارد امکان اصلاح فاکتورهای ارسالی محدود است و باید از ابتدا اطلاعات دقیق و صحیح را ثبت کنید؛ با این حال، در صورت وجود اشتباه می‌توانید با اداره مالیات یا پشتیبانی سامانه تماس بگیرید.

• مالیات بر ارزش افزوده چگونه در سامانه محاسبه و اعمال می‌شود؟

  پس از ثبت فاکتور، نرخ مالیات بر ارزش افزوده به مبلغ فاکتور اضافه می‌شود و این مبلغ به صورت شفاف برای مشتری نیز مشخص خواهد شد.

• چگونه می‌توانم از سامانه مؤدیان برای ارسال فاکتور استفاده کنم؟

  ابتدا باید در سامانه ثبت‌نام کنید و سپس با ورود به حساب کاربری، از بخش فاکتورها، مراحل ثبت و ارسال را دنبال کنید.

• آیا استفاده از سامانه مؤدیان هزینه‌ای دارد؟

  در حال حاضر، ارسال و ثبت فاکتورهای الکترونیکی در سامانه مؤدیان هزینه خاصی برای کسب‌وکارها ندارد، ولی هزینه‌های مالیاتی مرتبط با درآمد کسب‌وکار بر اساس قوانین به آن تعلق می‌گیرد.